Richtiger Empfänger und Betreff bei Rechnungs-E-Mails

Die Rechnungs-E-Mail geht an eine Kontaktperson, die keine Rechnungen bezahlt, und das Betrefffeld ist für alle gleich. Business Central kann mehr, als viele glauben, aber nicht alles. Der Artikel erklärt, wie Empfänger und E-Mail-Text im Standard über Belegsendungs-Layouts je Kunde und Versandprofile gesteuert werden und wo man hinnehmen muss, dass sich das Betrefffeld nicht auf dieselbe Weise steuern lässt. Dazu gibt es eine Testrechnung, die zeigt, was in Ihrer Einrichtung passiert.

Was das System vorschlägt

Senden Sie eine gebuchte Rechnung als E-Mail, öffnet Business Central laut Microsoft Learn die Seite Send Email. Das Feld An enthält standardmäßig die E-Mail-Adresse des Kunden, und der Betreff enthält standardmäßig den Namen des Kunden und die Rechnungsnummer. Sie können beide Felder umschreiben, bevor Sie senden.

Learn sagt nicht, ob die Adresse von dem Kunden stammt, der fakturiert wird, oder von dem Kunden, der die Ware bestellt hat. Prüfen Sie es selbst mit einer Testrechnung, bei der die beiden Kunden verschieden sind.

Das ist wissenswert, weil viele Probleme mit falschen Empfängern daher kommen, dass man glaubt, das System wähle die Adresse nach einer Regel, während es in der Praxis von der Einrichtung abhängt.

Dokumentlayouts je Kunde und Lieferant

Das wichtigste Werkzeug ist die Aktion Document Layouts auf der Debitoren- und Kreditorenkarte. Für jede Verwendung, zum Beispiel Rechnung oder Mahnung, können Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen angeben. Sie können sie aus den beim Kunden erfassten Kontakten wählen oder eintippen. Adressen werden durch Semikolon und ohne Leerzeichen getrennt.

So können Rechnungen an die Buchhaltung des Kunden gehen, Auftragsbestätigungen an den Einkäufer und Mahnungen an eine dritte Person. Sie können auch unterschiedliche Layouts für E-Mail-Text und Anhang wählen.

Denken Sie daran, die Adressen zu pflegen, wenn Kontaktpersonen die Stelle wechseln. Eine falsche Adresse in einem Dokumentlayout ist schwerer zu entdecken als eine falsche Adresse auf der Debitorenkarte.

E-Mail-Text, Profile und Absender

Für den E-Mail-Text können Sie ein Word-Layout verwenden. Auf der Seite für die Berichtsauswahl Verkauf markieren Sie, dass das Layout als E-Mail-Text verwendet wird. Es kann eine Anrede und Angaben aus dem Beleg enthalten. Learn schreibt, dass das Layout eine Word-Datei sein muss, nicht RDLC.

Gibt es mehrere Sprachen oder Unternehmen, können Sie mehrere Layouts erstellen und mit den jeweiligen Kunden verknüpfen.

Das Versandprofil bestimmt, ob der Beleg als E-Mail oder als elektronischer Beleg gesendet wird und ob die Seite Send Email geöffnet wird. Setzen Sie es auf Ja (nach Einstellungen fragen), können Sie Empfänger und Betreff jedes Mal ändern.

Die Absenderadresse wird über E-Mail-Szenarien gesteuert. Man kann Verkaufsbelege von einem Konto und Einkaufsbelege von einem anderen senden lassen. Mit dem SMTP-Connector kann man Send As oder Send on Behalf Of verwenden und eine Adresse wie noreply anzeigen.

Das Betrefffeld

Wir haben keine Standardeinstellung gefunden, mit der sich der Betreff dynamisch aus Feldern des Belegs aufbauen lässt. Die Idee Dynamic Subject for Email hat im Ideenportal von Microsoft rund 159 Stimmen, und eine Idee, den zu fakturierenden Kunden zu verwenden, rund 149. Solange es das nicht gibt, kann man den Betreff manuell ändern, wenn sich die Seite öffnet, oder die wichtigen Angaben in den E-Mail-Text legen.

Ist der Betreff für die Buchhaltung des Kunden wichtig, fügen Sie die Rechnungsnummer in den E-Mail-Text ein und klären Sie mit dem Kunden, wie er es haben möchte.

Testen Sie es, bevor Sie sich darauf verlassen

Legen Sie in einer Sandbox zwei Kunden an: einen Besteller und einen Zahler mit verschiedenen E-Mail-Adressen. Legen Sie einen Verkaufsauftrag mit dem Besteller als Kunden und dem Zahler als Rechnungskunden an. Buchen und senden Sie. Sehen Sie nach, welche Adresse im Empfängerfeld steht und welchen Betreff die E-Mail hat.

Wiederholen Sie es mit und ohne Dokumentlayout auf der Debitorenkarte. Dann wissen Sie, was gewinnt, wenn beides gesetzt ist. Schreiben Sie das Ergebnis für denjenigen auf, der die Einrichtung pflegt.

Checkliste und Idee

Legen Sie ein Versandprofil an und verknüpfen Sie es mit den Kunden.
Hinterlegen Sie die E-Mail-Adresse des Rechnungswesens im Dokumentlayout für Rechnungen.
Testen Sie mit einer Rechnung, bei der Kunde und Rechnungskunde verschieden sind.
Smart Email Rules ist eine Idee auf unserer Liste möglicher Apps, die wir prüfen. Sie lässt sich heute nicht herunterladen oder kaufen.