De juiste ontvanger en het juiste onderwerp op factuurmails

Wat het systeem voorstelt

Wanneer u een geboekte factuur als e-mail verstuurt, opent Business Central volgens Microsoft Learn de pagina Send Email. Het veld Aan bevat standaard het e-mailadres van de klant en het onderwerp bevat standaard de naam van de klant en het factuurnummer. U kunt beide velden aanpassen voordat u verstuurt.

Learn zegt niet of het adres afkomstig is van de klant die moet worden gefactureerd of van de klant die de goederen heeft besteld. Controleer dat zelf met een testfactuur waarin de twee klanten verschillen.

Het is goed dit te weten, omdat veel problemen met verkeerde ontvangers ontstaan doordat men denkt dat het systeem het adres volgens één regel kiest, terwijl het in de praktijk van de inrichting afhangt.

Documentlay-outs per klant en leverancier

Het belangrijkste hulpmiddel is de actie Document Layouts op de klanten- en leverancierskaart. Voor elk gebruik, bijvoorbeeld factuur of aanmaning, kunt u een of meer e-mailadressen opgeven. U kunt ze kiezen uit de contacten die bij de klant zijn geregistreerd of ze zelf invoeren. Adressen worden gescheiden met een puntkomma en zonder spaties.

Zo kunnen facturen naar de financiële afdeling van de klant, orderbevestigingen naar de inkoper en aanmaningen naar een derde persoon. U kunt ook verschillende lay-outs kiezen voor de mailtekst en de bijlage.

Onderhoud de adressen wanneer contactpersonen van baan wisselen. Een verkeerd adres in een documentlay-out is moeilijker te ontdekken dan een verkeerd adres op de klantenkaart.

Mailtekst, profielen en afzender

Voor de mailtekst kunt u een Word-lay-out gebruiken. Op de pagina Report Selection - Sales markeert u dat de lay-out als mailtekst wordt gebruikt. Die kan een begroeting en gegevens uit het document bevatten. Learn schrijft dat de lay-out een Word-bestand moet zijn, geen RDLC.

Zijn er meerdere talen of bedrijven, dan kunt u meerdere lay-outs maken en aan de betreffende klanten koppelen.

Het Document Sending Profile bepaalt of het document als e-mail of als elektronisch document wordt verzonden en of de pagina Send Email opent. Zet u het op Yes (prompt for settings), dan kunt u ontvanger en onderwerp elke keer aanpassen.

Het afzenderadres wordt bestuurd via e-mailscenario's. U kunt verkoopdocumenten vanaf het ene account laten gaan en inkoopdocumenten vanaf een ander. Met de SMTP-connector kunt u Send As of Send On Behalf Of gebruiken en een adres als noreply tonen.

Het onderwerpveld

We vonden geen standaardinstelling om het onderwerp dynamisch uit velden van het document op te bouwen. Het idee Dynamic Subject for Email heeft ongeveer 159 stemmen op het ideeënportaal van Microsoft en een idee om de te factureren klant te gebruiken heeft er ongeveer 149. Zolang dat niet bestaat, kunt u het onderwerp handmatig aanpassen wanneer de pagina opent of de belangrijke gegevens in de mailtekst zetten.

Is het onderwerp belangrijk voor de boekhouding van de klant, zet dan het factuurnummer in de mailtekst en maak met de klant afspraken over hoe hij het wil hebben.

Test het voordat u erop vertrouwt

Maak in een sandbox twee klanten aan: een besteller en een betaler met verschillende e-mailadressen. Maak een verkooporder met de besteller als klant en de betaler als factuurklant. Boek en verstuur. Kijk welk adres er in het ontvangersveld staat en welk onderwerp de e-mail heeft.

Herhaal dit met en zonder documentlay-out op de klantenkaart. Dan weet u wat wint als beide zijn ingesteld. Schrijf het resultaat op voor degene die de inrichting moet onderhouden.

Checklist en idee

• Maak een Document Sending Profile aan en koppel het aan de klanten.
• Zet het e-mailadres van de financiële contactpersoon in Document Layouts voor facturen.
• Test met een factuur waarbij klant en factuurklant verschillen.
• Smart Email Rules is een idee op onze lijst met mogelijke apps dat we overwegen. Het is vandaag niet te downloaden of te kopen.