En plan för användarutbildning

Ett nytt system lyckas när användarna vet vad de ska göra i just sin roll. Utbildningen kläms ofta in den sista veckan och blir en allmän genomgång där ingen kan använda något. Här är en plan där utbildningen bygger på roller, superanvändare och övningar i en sandbox, så att användarna har provat sina egna uppgifter innan de går live. Den kan användas för både små och större företag.

Börja med roller, inte menyer

Gör en lista över roller: redovisningsansvarig, inköpare, lagermedarbetare, säljstöd, controller och chef. Skriv för varje roll de fem till tio uppgifter som tar mest tid. Det är dem utbildningen ska täcka.

Rollerna kan också användas för rollprofiler och behörighetsuppsättningar, så att användarna ser de sidor som är relevanta och kan göra det de ska.

Superanvändare och övningar i sandbox

En superanvändare är en kollega som får djupare utbildning och hjälper de andra. Utse en per avdelning och avsätt tid i kalendern. Utan avsatt tid blir rollen bara en titel.

Superanvändare deltar i testerna, hjälper till att skriva små instruktioner och är första kontakt efter go-live.

Använd en sandbox-miljö som är en kopia av produktion eller en testuppsättning med migrerade data. Här kan användarna bokföra utan risk. På Microsoft Learn står att en sandbox kan skapas som kopia av en befintlig miljö och att uppgifter i jobbkön stoppas i kopian.

Ge varje roll konkreta övningar.

Inköpare: skapa inköpsorder, ta emot varor, bokför faktura.
Redovisningsansvarig: stäm av bank, kör betalningsförslag, stäng en period.
Lager: ta emot, plocka, skicka och inventera.
Försäljning: skapa offert, order och kreditnota.
Chef: hitta nyckeltal och öppna en rapport.

Tre faser och mätning

Första fasen är överblick: varför byter vi och hur ser det ut. Andra fasen är rollövningar i sandbox, där varje användare löser sina egna uppgifter. Tredje fasen är hjälp i drift, där superanvändarna finns på plats de första veckorna.

Fördela utbildningen över flera korta tillfällen i stället för en lång dag. Färre saker i taget fastnar bättre.

Låt användarna lösa en uppgift utan hjälp och notera var de kör fast. Använd resultatet för att rätta instruktionerna och ordna extra träning. Spara instruktioner på ett gemensamt ställe och håll dem uppdaterade när Microsoft ändrar sidor i uppdateringar.

Material som används

Korta instruktioner på en till två sidor med skärmbilder slår långa manualer. Gör dem per uppgift och namnge dem efter det användaren vill göra, till exempel Så bokför jag en leverantörsfaktura.

Business Central har också inbyggd hjälp och lärstigar på Microsoft Learn som användarna kan följa i sin egen takt. Använd dem som komplement, inte som ersättning för era egna processer.

Efter go-live

Håll en fast tid för frågor varje vecka de första veckorna. Samla frågor och lägg till dem i instruktionerna. När Microsoft uppdaterar kan sidor och funktioner ändras, så gå igenom materialet efter varje stor uppdatering och informera användarna om nyheter.

Planera tid. Användarna måste få ledigt från den dagliga driften för utbildning, och superanvändarna behöver mer. Räkna med att de första veckorna efter go-live går långsammare och ta hänsyn till det i leveransplaneringen gentemot kunder och leverantörer.

Låt ledningen visa att utbildningen är viktig genom att själv delta i det första tillfället.

Var kommer vi in

Addverk är ett nytt Business Central-företag. Vill ni ha hjälp att ta fram en utbildningsplan och hålla i tillfällena kan ni skriva till oss.