En plan for brukeropplæring
Et nytt system lykkes når brukerne vet hva de skal gjøre i akkurat sin rolle. Opplæring blir ofte presset inn i siste uke og blir til en generell gjennomgang der ingen får brukt noe. Her er en plan der opplæringen bygger på roller, superbrukere og øvelser i en sandbox, slik at brukerne har prøvd sine egne oppgaver før de går live. Den kan brukes for både små og større virksomheter.
Start med roller, ikke menyer
Lag en liste over roller: regnskapsfører, innkjøper, lagermedarbeider, salgssupport, controller og leder. Skriv for hver rolle de fem til ti oppgavene som tar mest tid. Det er dem opplæringen skal dekke.
Rollene kan også brukes til rolleprofiler og tillatelsessett, slik at brukerne ser sidene som er relevante og kan gjøre det de skal.
Superbrukere og øvelser i sandbox
En superbruker er en kollega som får dypere opplæring og hjelper de andre. Utpek én per avdeling, og sett av tid i kalenderen. Uten avsatt tid blir rollen bare en tittel.
Superbrukere deltar i test, hjelper til med å skrive små veiledninger og er første kontakt etter go-live.
Bruk et sandbox-miljø, som er en kopi av produksjon eller et testoppsett med migrerte data. Her kan brukerne bokføre uten risiko. På Microsoft Learn står det at et sandbox kan opprettes som kopi av et eksisterende miljø, og at oppgaver i jobbkøen stanses i kopien.
Gi hver rolle konkrete øvelser.
- Innkjøper: opprett innkjøpsordre, motta varer, bokfør faktura.
- Regnskapsfører: avstem bank, kjør betalingsforslag, lukk en periode.
- Lager: motta, plukk, send og tell.
- Salg: opprett tilbud, ordre og kreditnota.
- Leder: finn nøkkeltall og åpne en rapport.
Tre faser og måling
Første fase er oversikt: hvorfor bytter vi, og hvordan ser det ut. Andre fase er rolleøvelser i sandbox, der hver bruker løser sine egne oppgaver. Tredje fase er hjelp i drift, der superbrukerne er til stede de første ukene.
Fordel opplæringen over flere korte økter i stedet for én lang dag. Færre ting av gangen setter seg bedre.
La brukerne løse en oppgave uten hjelp, og noter hvor de står fast. Bruk resultatet til å rette veiledninger og lage ekstra opplæring. Ta vare på veiledningene på et felles sted, og hold dem oppdatert når Microsoft endrer sider i oppdateringer.
Materiell som blir brukt
Korte veiledninger på én til to sider med skjermbilder slår lange manualer. Lag dem per oppgave, og gi dem navn etter det brukeren vil gjøre, for eksempel Slik bokfører jeg en leverandørfaktura.
Business Central har også innebygd hjelp og læringsstier på Microsoft Learn som brukerne kan følge i eget tempo. Bruk dem som supplement, ikke som erstatning for deres egne prosesser.
Etter go-live
Hold en fast time for spørsmål ukentlig de første ukene. Samle spørsmålene, og legg dem til i veiledningene. Når Microsoft oppdaterer, kan sider og funksjoner endre seg, så gå gjennom materiellet etter hver store oppdatering og informer brukerne om nyheter.
Planlegg tid. Brukerne må få fri fra daglig drift til opplæring, og superbrukerne må få mer. Regn med at de første ukene etter go-live går saktere, og ta hensyn til det i leveringsplanen overfor kunder og leverandører.
La ledelsen vise at opplæringen er viktig ved selv å delta på den første økten.
Skriv til oss
Addverk er et nytt Business Central-hus. Skriv til oss hvis dere vil ha hjelp til å lage en opplæringsplan og kjøre økter.
Korte, konkrete e-poster om det kundene oftest spør oss om. Vi skriver når vi har noe som er verdt å lese.