Ein Plan für die Benutzerschulung

Ein neues System gelingt, wenn die Benutzer wissen, was sie in genau ihrer Rolle tun müssen. Die Schulung wird oft in die letzte Woche gequetscht und wird zu einer allgemeinen Durchsicht, bei der niemand etwas verwerten kann. Hier ist ein Plan, bei dem die Schulung auf Rollen, Superusern und Übungen in einer Sandbox aufbaut, sodass die Benutzer ihre eigenen Aufgaben ausprobiert haben, bevor sie live gehen. Er eignet sich für kleine wie größere Unternehmen.

Beginnen Sie mit Rollen, nicht mit Menüs

Erstellen Sie eine Liste der Rollen: Buchhalter, Einkäufer, Lagermitarbeiter, Vertriebsinnendienst, Controller und Leitung. Schreiben Sie für jede Rolle die fünf bis zehn Aufgaben auf, die am meisten Raum einnehmen. Diese soll die Schulung abdecken.

Die Rollen lassen sich auch für Profile und Berechtigungssätze verwenden, damit die Benutzer die für sie relevanten Seiten sehen und das können, was sie sollen.

Superuser und Übungen in der Sandbox

Ein Superuser ist ein Kollege, der tiefer geschult wird und den anderen hilft. Benennen Sie einen je Abteilung und planen Sie Zeit im Kalender ein. Ohne reservierte Zeit bleibt die Rolle nur ein Titel.

Superuser nehmen an Tests teil, helfen beim Schreiben kleiner Anleitungen und sind die erste Anlaufstelle nach dem Go-live.

Verwenden Sie eine Sandbox-Umgebung, die eine Kopie der Produktion oder eine Testeinrichtung mit migrierten Daten ist. Hier können die Benutzer ohne Risiko buchen. Auf Microsoft Learn steht, dass eine Sandbox als Kopie einer bestehenden Umgebung angelegt werden kann und dass Aufgaben in der Jobwarteschlange in der Kopie angehalten werden.

Geben Sie jeder Rolle konkrete Übungen.

Einkäufer: Bestellung anlegen, Waren empfangen, Rechnung buchen.
Buchhalter: Bank abstimmen, Zahlungsvorschlag ausführen, eine Periode schließen.
Lager: empfangen, kommissionieren, versenden und zählen.
Vertrieb: Angebot, Auftrag und Gutschrift anlegen.
Leitung: Kennzahlen finden und einen Bericht öffnen.

Drei Phasen und Messung

Die erste Phase ist der Überblick: Warum wechseln wir, und wie sieht es aus. Die zweite Phase sind Rollenübungen in der Sandbox, in denen jeder Benutzer seine eigenen Aufgaben löst. Die dritte Phase ist Hilfe im Betrieb, in der die Superuser in den ersten Wochen vor Ort sind.

Verteilen Sie die Schulung auf mehrere kurze Sitzungen statt auf einen langen Tag. Weniger Dinge auf einmal bleiben besser hängen.

Lassen Sie die Benutzer eine Aufgabe ohne Hilfe lösen und notieren Sie, wo sie hängen bleiben. Nutzen Sie das Ergebnis, um Anleitungen zu korrigieren und zusätzliche Schulungen zu erstellen. Bewahren Sie Anleitungen an einem gemeinsamen Ort auf und halten Sie sie aktuell, wenn Microsoft in Updates Seiten ändert.

Materialien, die genutzt werden

Kurze Anleitungen von ein bis zwei Seiten mit Screenshots schlagen lange Handbücher. Erstellen Sie sie je Aufgabe und benennen Sie sie nach dem, was der Benutzer tun will, zum Beispiel „So buche ich eine Lieferantenrechnung“.

Business Central hat auch eingebaute Hilfe und Lernpfade auf Microsoft Learn, denen die Benutzer in ihrem eigenen Tempo folgen können. Nutzen Sie sie als Ergänzung, nicht als Ersatz für Ihre eigenen Prozesse.

Nach dem Go-live

Halten Sie in den ersten Wochen wöchentlich eine feste Fragestunde ab. Sammeln Sie Fragen und fügen Sie sie den Anleitungen hinzu. Wenn Microsoft aktualisiert, können sich Seiten und Funktionen ändern, also gehen Sie das Material nach jedem größeren Update durch und informieren Sie die Benutzer über Neues.

Planen Sie Zeit ein. Die Benutzer brauchen für die Schulung Freistellung vom Tagesgeschäft, und die Superuser brauchen mehr. Rechnen Sie damit, dass die ersten Wochen nach dem Go-live langsamer laufen, und berücksichtigen Sie das im Lieferplan gegenüber Debitoren und Kreditoren.

Lassen Sie die Leitung zeigen, dass die Schulung wichtig ist, indem sie selbst an der ersten Sitzung teilnimmt.

Wo wir ins Spiel kommen

Wenn Sie Hilfe bei einem Schulungsplan oder bei der Durchführung von Sitzungen möchten, schreiben Sie uns.