Een plan voor gebruikersopleiding
Een nieuw systeem slaagt wanneer de gebruikers weten wat ze in hun eigen rol moeten doen. Opleiding wordt vaak in de laatste week gepropt en verandert in een algemene presentatie waar niemand iets aan heeft. Hier is een plan waarin de opleiding is gebouwd op rollen, superusers en oefeningen in een sandbox, zodat de gebruikers hun eigen taken hebben geprobeerd voordat ze live gaan. Het is bruikbaar voor zowel kleine als grotere bedrijven.
Begin met rollen, niet met menu's
Maak een lijst van rollen: boekhouder, inkoper, magazijnmedewerker, verkoopondersteuning, controller en manager. Schrijf voor elke rol de vijf tot tien taken op die het meeste tijd kosten. Die moet de opleiding dekken.
De rollen kunnen ook worden gebruikt voor rolprofielen en machtigingensets, zodat gebruikers de relevante pagina's zien en kunnen wat ze moeten kunnen.
Superusers en oefeningen in de sandbox
Een superuser is een collega die diepere training krijgt en de anderen helpt. Wijs er één per afdeling aan en reserveer tijd in de agenda. Zonder gereserveerde tijd wordt de rol slechts een titel.
Superusers nemen deel aan tests, helpen bij het schrijven van kleine handleidingen en zijn het eerste aanspreekpunt na de go-live.
Gebruik een sandbox-omgeving, die een kopie van productie is of een testinrichting met gemigreerde gegevens. Hier kunnen gebruikers zonder risico boeken. Op Microsoft Learn staat dat een sandbox kan worden aangemaakt als kopie van een bestaande omgeving en dat taken in de jobwachtrij in de kopie worden gestopt.
Geef elke rol concrete oefeningen.
- Inkoper: inkooporder aanmaken, goederen ontvangen, factuur boeken.
- Boekhouder: bank afstemmen, betaalvoorstel draaien, een periode afsluiten.
- Magazijn: ontvangen, picken, verzenden en tellen.
- Verkoop: offerte, order en creditnota aanmaken.
- Manager: kerncijfers vinden en een rapport openen.
Drie fasen en meting
De eerste fase is overzicht: waarom stappen we over en hoe ziet het eruit. De tweede fase zijn rolgebonden oefeningen in de sandbox, waarbij elke gebruiker zijn eigen taken uitvoert. De derde fase is hulp in de dagelijkse praktijk, waarbij de superusers de eerste weken aanwezig zijn.
Verdeel de opleiding over meerdere korte sessies in plaats van één lange dag. Minder dingen per keer blijven beter hangen.
Laat de gebruikers een taak zonder hulp uitvoeren en noteer waar ze vastlopen. Gebruik het resultaat om handleidingen te corrigeren en extra training te geven. Bewaar handleidingen op een gemeenschappelijke plek en houd ze actueel wanneer Microsoft pagina's in updates wijzigt.
Materialen die gebruikt worden
Korte handleidingen van een tot twee pagina's met schermafbeeldingen zijn beter dan lange handboeken. Maak ze per taak en geef ze een naam naar wat de gebruiker wil doen, bijvoorbeeld Zo boek ik een leveranciersfactuur.
Business Central heeft ook ingebouwde hulp en leertrajecten op Microsoft Learn, die gebruikers in hun eigen tempo kunnen volgen. Gebruik ze als aanvulling, niet als vervanging van uw eigen processen.
Na de go-live
Houd de eerste weken wekelijks een vast uur voor vragen. Verzamel vragen en voeg ze toe aan de handleidingen. Wanneer Microsoft updatet, kunnen pagina's en functies veranderen, dus loop het materiaal na elke grote update door en informeer de gebruikers over wat nieuw is.
Plan tijd. Gebruikers moeten vrij zijn van de dagelijkse gang van zaken voor de opleiding, en superusers meer. Reken erop dat de eerste weken na de go-live langzamer verlopen en verwerk dat in de leveringsplanning richting klanten en leveranciers.
Laat de directie laten zien dat de opleiding belangrijk is door zelf aan de eerste sessie deel te nemen.
Waar wij een rol kunnen spelen
Addverk is een nieuw Business Central-bedrijf. Wilt u een opleidingsplan met ons bespreken, schrijf ons dan.
Korte, concrete mails over wat klanten ons het vaakst vragen. We schrijven als we iets hebben dat het lezen waard is.