En plan for brugeroplæring

Et nyt system lykkes, når brugerne ved, hvad de skal gøre i netop deres rolle. Oplæring bliver ofte klemt ind den sidste uge og bliver til en generel gennemgang, hvor ingen kan bruge noget. Her er en plan, hvor oplæringen bygger på roller, superbrugere og øvelser i en sandbox, så brugerne har prøvet deres egne opgaver, inden de går live. Den kan bruges til både små og større virksomheder.

Start med roller, ikke menuer

Lav en liste over roller: bogholder, indkøber, lagermedarbejder, salgssupport, controller og leder. Skriv for hver rolle de fem til ti opgaver, der fylder mest. Det er dem, oplæringen skal dække.

Rollerne kan også bruges til rolleprofiler og rettighedssæt, så brugerne ser de sider, der er relevante, og kan de ting, de skal.

Superbrugere og øvelser i sandbox

En superbruger er en kollega, der får dybere træning og hjælper de andre. Udpeg en pr. afdeling, og sæt tid af i kalenderen. Uden afsat tid bliver rollen kun en titel.

Superbrugere deltager i test, hjælper med at skrive små vejledninger og er første kontakt efter go-live.

Brug et sandbox-miljø, som er en kopi af produktion eller en testopsætning med migrerede data. Her kan brugerne bogføre uden risiko. På Microsoft Learn står, at et sandbox kan oprettes som kopi af et eksisterende miljø, og at opgaver i jobkøen standses i kopien.

Giv hver rolle konkrete øvelser.

Indkøber: opret indkøbsordre, modtag varer, bogfør faktura.
Bogholder: afstem bank, kør betalingsforslag, luk en periode.
Lager: modtag, pluk, send og optæl.
Salg: opret tilbud, ordre og kreditnota.
Leder: find nøgletal og åbn en rapport.

Tre faser og måling

Første fase er overblik: hvorfor skifter vi, og hvordan ser det ud. Anden fase er rolleøvelser i sandbox, hvor hver bruger løser sine egne opgaver. Tredje fase er hjælp i drift, hvor superbrugerne er til stede de første uger.

Fordel oplæringen over flere korte sessioner frem for én lang dag. Færre ting ad gangen sætter sig bedre.

Lad brugerne løse en opgave uden hjælp, og notér, hvor de går i stå. Brug resultatet til at rette vejledninger og lave ekstra træning. Gem vejledninger et fælles sted, og hold dem opdaterede, når Microsoft ændrer sider i opdateringer.

Materialer der bliver brugt

Korte vejledninger på en til to sider med skærmbilleder slår lange manualer. Lav dem pr. opgave, og navngiv dem efter det, brugeren vil gøre, for eksempel Sådan bogfører jeg en leverandørfaktura.

Business Central har også indbygget hjælp og lærestier på Microsoft Learn, som brugerne kan følge i deres eget tempo. Brug dem som supplement, ikke som erstatning for jeres egne processer.

Efter go-live

Hold en fast time til spørgsmål ugentligt de første uger. Saml spørgsmål, og tilføj dem til vejledningerne. Når Microsoft opdaterer, kan sider og funktioner ændre sig, så gennemgå materialet efter hver stor opdatering og informér brugerne om nyt.

Planlæg tid. Brugerne skal have fri fra daglig drift til oplæring, og superbrugerne skal have mere. Regn med, at de første uger efter go-live går langsommere, og sæt det ind i leveringsplanen over for kunder og leverandører.

Lad ledelsen vise, at oplæringen er vigtig, ved selv at deltage i den første session.

Hvor kommer vi ind

Addverk er et nyt Business Central-hus med konsulentydelser til faste priser. Vi kan hjælpe med at lave en oplæringsplan og køre sessioner. Se vores ydelser og priser.