Plan szkolenia użytkowników
Nowy system się udaje, gdy użytkownicy wiedzą, co mają robić w swojej roli. Szkolenie często jest wciskane w ostatni tydzień i zamienia się w ogólny przegląd, z którego nikt nic nie wynosi. Oto plan, w którym szkolenie opiera się na rolach, super użytkownikach i ćwiczeniach w sandboxie, tak aby użytkownicy wypróbowali własne zadania przed uruchomieniem. Sprawdzi się zarówno w małych, jak i większych firmach.
Zacznij od ról, nie od menu
Zrób listę ról: księgowa, osoba odpowiedzialna za zakupy, pracownik magazynu, wsparcie sprzedaży, kontroler i kierownik. Dla każdej roli zapisz pięć do dziesięciu zadań, które zajmują najwięcej czasu. To je ma obejmować szkolenie.
Role można też wykorzystać do profili ról i zestawów uprawnień, aby użytkownicy widzieli strony, które ich dotyczą, i mogli robić to, co powinni.
Super użytkownicy i ćwiczenia w sandboxie
Super użytkownik to współpracownik, który dostaje głębsze szkolenie i pomaga innym. Wyznacz jednego na dział i zarezerwuj czas w kalendarzu. Bez zarezerwowanego czasu rola jest tylko tytułem.
Super użytkownicy biorą udział w testach, pomagają pisać krótkie instrukcje i są pierwszym kontaktem po uruchomieniu.
Użyj środowiska sandbox, które jest kopią produkcji albo konfiguracją testową z zmigrowanymi danymi. Tutaj użytkownicy mogą księgować bez ryzyka. Microsoft Learn podaje, że sandbox można utworzyć jako kopię istniejącego środowiska oraz że zadania w kolejce zadań są w kopii zatrzymane.
Daj każdej roli konkretne ćwiczenia.
- Zakupy: utwórz zamówienie zakupu, przyjmij towar, zaksięguj fakturę.
- Księgowa: uzgodnij bank, uruchom propozycję płatności, zamknij okres.
- Magazyn: przyjmij, skompletuj, wyślij i policz.
- Sprzedaż: utwórz ofertę, zamówienie i notę kredytową.
- Kierownik: znajdź wskaźniki i otwórz raport.
Trzy fazy i pomiar
Pierwsza faza to przegląd: dlaczego zmieniamy system i jak wygląda. Druga faza to ćwiczenia ról w sandboxie, w których każdy użytkownik rozwiązuje własne zadania. Trzecia faza to pomoc w codziennej pracy, kiedy super użytkownicy są obecni przez pierwsze tygodnie.
Rozłóż szkolenie na kilka krótkich sesji zamiast jednego długiego dnia. Mniej rzeczy naraz lepiej się utrwala.
Pozwól użytkownikom rozwiązać zadanie bez pomocy i zapisz, gdzie utknęli. Wykorzystaj wynik do poprawy instrukcji i dodatkowego szkolenia. Trzymaj instrukcje w jednym wspólnym miejscu i aktualizuj je, gdy Microsoft zmienia strony w aktualizacjach.
Materiały, z których się korzysta
Krótkie instrukcje na jedną do dwóch stron ze zrzutami ekranu biją długie podręczniki. Rób je na zadanie i nazywaj według tego, co użytkownik chce zrobić, na przykład Jak księguję fakturę dostawcy.
Business Central ma też wbudowaną pomoc i ścieżki szkoleniowe w Microsoft Learn, które użytkownicy mogą przechodzić we własnym tempie. Używaj ich jako uzupełnienia, nie zamiast własnych procesów.
Po uruchomieniu
Wyznacz stałą godzinę na pytania co tydzień przez pierwsze tygodnie. Zbieraj pytania i dodawaj je do instrukcji. Gdy Microsoft aktualizuje system, strony i funkcje mogą się zmienić, więc przejrzyj materiały po każdej dużej aktualizacji i poinformuj użytkowników o nowościach.
Zaplanuj czas. Użytkownicy muszą mieć wolne od bieżącej pracy na szkolenie, a super użytkownicy jeszcze więcej. Licz się z tym, że pierwsze tygodnie po uruchomieniu pójdą wolniej, i uwzględnij to w planie dostaw wobec klientów i dostawców.
Niech kierownictwo pokaże, że szkolenie jest ważne, biorąc udział w pierwszej sesji.
Gdzie możemy się włączyć
Addverk to nowa firma zajmująca się Business Central. Jeśli chcesz porozmawiać o planie szkolenia i prowadzeniu sesji, napisz do nas.
Krótkie, konkretne wiadomości o tym, o co klienci pytają nas najczęściej. Piszemy, gdy mamy coś wartego przeczytania.