Periodisering av intäkter och kostnader

Bokför du en årsprenumeration eller en förskottsbetald försäkring på en gång blir resultatet skevt från månad till månad. Periodisering fördelar beloppet över de perioder det hör till. I Business Central gör periodiseringsmallar (deferral templates) det automatiskt när du bokför försäljnings- eller inköpsdokumentet. Här är uppsättningen, användningen och de kontroller du bör känna till. Det är en funktion som sparar manuella journaler varje månad.

Två balanskonton och en mall

Du behöver finanskonton av typen Balance för de periodiserade beloppen. Microsoft föreslår till exempel ett konto för förfakturerad intäkt och ett för upplupna kostnader. Skapa dem i kontoplanen.

Därefter öppnar du sidan Deferral Templates och skapar en mall. Fältet Calc. Method bestämmer hur beloppet fördelas på perioderna:

Ge kontona namn som visar syftet. Då är det lätt att se på balansräkningen vad som väntar på intäktsföring senare och vad som är betalt i förskott.

Straight-Line: fördelas efter antal perioder och periodernas längd.
Equal per Period: fördelas lika på varje period.
Days per Period: fördelas efter antal dagar i perioden.
User-Defined: du fyller själv i beloppet för varje period.

Periodbeskrivning

I fältet Period Desc. skriver du den text som ska stå på bokningarna. Du kan använda platshållare, till exempel %4 för månadens namn och %6 för räkenskapsåret. Texten 'Kostnader periodiserade för %4 %6' blir 'Kostnader periodiserade för februari 2025' på den aktuella bokningen.

Använd en fast mall per typ av periodisering, till exempel tolv månader linjärt för årsprenumerationer. Då kan alla i teamet välja rätt kod utan att räkna själva.

Koppla mallen till artiklar, resurser och konton

Mallen kan stå som standard på en artikel, en resurs eller ett finanskonto. På artiklar hittar du fältet Default Deferral Template under Costs & Posting. När du väljer artikeln, resursen eller kontot på en rad i en försäljnings- eller inköpsfaktura fylls fältet Deferral Code i automatiskt.

Mallen kan också sättas på ett finanskonto. Är kontot valt på en rad följer koden med, och användaren behöver inte komma ihåg den. Det sparar särskilt tid på inköp som upprepas.

Rätta tidsplanen på det enskilda dokumentet

På dokumentraden väljer du Deferral Schedule. Här kan du ändra rubriker eller rader, till exempel för att flytta ett belopp till en annan period, och välja Calculate Schedule. Ändringen gäller bara dokumentet. Mallen är oförändrad.

Använd Preview Posting före bokföring. Under finansposterna kan du se vilka poster som går till periodiseringskontot, kända på den periodbeskrivning du har angett. Periodiseringar fungerar också i finansjournaler.

Du kan också använda periodisering direkt i en finansjournal om posten inte kommer från ett försäljnings- eller inköpsdokument. Det är praktiskt för förskottsbetalda kostnader som bokförs via journal.

Bokföringsperioder och kontroll

Har ni begränsat bokföringsdatumen måste ni göra ett undantag för periodiseringar. Det gör du i fälten Allow Deferral Posting From och To på General Ledger Setup eller User Setup.

För avstämning finns rapporterna G/L Deferral Summary, Sales Deferral Summary och Purchasing Deferral Summary, där du väljer ett saldodatum. Microsoft har dessutom lagt till tre listsidor för analys av obokförda periodiseringsrader. Det framgår av releaseplanen för 2025 wave 2.

Gå igenom periodiseringsrapporterna som en fast punkt i månadsavslutet. Saldot på periodiseringskontona ska stämma med det som rapporten visar per datum.

En varning om källkoder

Learn nämner att försäljnings- och inköpsjournaler validerar källkoden. När du använder periodiseringar får källkoderna för de två journalerna inte vara identiska. Är de det kan du skapa en ny mall och batch med en annan källkod.

Hur periodiseringar ska ingå i årsredovisningen beror på redovisningsreglerna och er praxis. Kom överens om det med revisorn.

Kontrollera bokföringstexterna efter den första körningen, så att de kan läsas av revisor och kollegor utan förklaring.