Abgrenzung von Erträgen und Aufwendungen

Wenn Sie ein Jahresabonnement oder eine im Voraus bezahlte Versicherung auf einmal buchen, wird das Ergebnis von Monat zu Monat verzerrt. Die Abgrenzung verteilt den Betrag auf die Perioden, zu denen er gehört. In Business Central erledigen das Abgrenzungsvorlagen (Deferral Templates) automatisch, wenn Sie den Verkaufs- oder Einkaufsbeleg buchen. Hier finden Sie die Einrichtung, die Anwendung und die Kontrollen, die Sie kennen sollten. Die Funktion erspart Ihnen jeden Monat manuelle Buchungsblätter.

Zwei Bilanzkonten und eine Vorlage

Für die abgegrenzten Beträge brauchen Sie Sachkonten vom Typ Balance. Microsoft schlägt zum Beispiel ein Konto für im Voraus fakturierte Erträge und eines für aufgelaufene Aufwendungen vor. Legen Sie sie im Kontenplan an.

Danach öffnen Sie die Seite Deferral Templates und legen eine Vorlage an. Das Feld Calc. Method bestimmt, wie der Betrag auf die Perioden verteilt wird:

Geben Sie den Konten Namen, die den Zweck erkennen lassen. Dann ist in der Bilanz leicht zu sehen, was später als Ertrag zu erfassen ist und was im Voraus bezahlt wurde.

Straight-Line: Verteilung nach Anzahl und Länge der Perioden.
Equal per Period: gleichmäßige Verteilung auf jede Periode.
Days per Period: Verteilung nach der Anzahl der Tage in der Periode.
User-Defined: Sie tragen den Betrag für jede Periode selbst ein.

Periodenbeschreibung

Im Feld Period Desc. schreiben Sie den Text, der auf den Buchungen steht. Sie können Platzhalter verwenden, zum Beispiel %4 für den Namen des Monats und %6 für das Geschäftsjahr. Der Text „Aufwand abgegrenzt für %4 %6“ wird auf der jeweiligen Buchung zu „Aufwand abgegrenzt für Februar 2025“.

Verwenden Sie je Art der Abgrenzung eine feste Vorlage, zum Beispiel zwölf Monate linear für Jahresabonnements. Dann kann jeder im Team den richtigen Code wählen, ohne selbst zu rechnen.

Vorlage mit Artikeln, Ressourcen und Konten verknüpfen

Die Vorlage kann als Standard bei einem Artikel, einer Ressource oder einem Sachkonto hinterlegt werden. Beim Artikel finden Sie das Feld Default Deferral Template unter Costs & Posting. Wählen Sie den Artikel, die Ressource oder das Konto in einer Zeile einer Verkaufs- oder Einkaufsrechnung, wird das Feld Deferral Code automatisch gefüllt.

Die Vorlage kann auch bei einem Sachkonto hinterlegt werden. Ist das Konto in einer Zeile gewählt, wird der Code übernommen, und der Benutzer muss ihn sich nicht merken. Das spart besonders bei wiederkehrenden Einkäufen Zeit.

Den Zeitplan am einzelnen Beleg anpassen

In der Belegzeile wählen Sie Deferral Schedule. Hier können Sie Kopf- oder Zeilenangaben ändern, zum Beispiel um einen Betrag in eine andere Periode zu verschieben, und Calculate Schedule wählen. Die Änderung gilt nur für den Beleg. Die Vorlage bleibt unverändert.

Verwenden Sie Preview Posting vor dem Buchen. Unter den Sachposten sehen Sie, welche Posten auf das Abgrenzungskonto gehen, erkennbar an der von Ihnen angegebenen Periodenbeschreibung. Abgrenzungen funktionieren auch in Sachkonto-Buchungsblättern.

Sie können die Abgrenzung auch direkt in einem Sachkonto-Buchungsblatt verwenden, wenn der Posten nicht aus einem Verkaufs- oder Einkaufsbeleg stammt. Das ist praktisch bei im Voraus bezahlten Aufwendungen, die über ein Buchungsblatt gebucht werden.

Buchungsperioden und Kontrolle

Haben Sie die Buchungsdaten eingeschränkt, müssen Sie eine Ausnahme für Abgrenzungen einrichten. Das tun Sie in den Feldern Allow Deferral Posting From und To in der General Ledger Setup oder User Setup.

Zur Abstimmung gibt es die Berichte G/L Deferral Summary, Sales Deferral Summary und Purchasing Deferral Summary, in denen Sie ein Saldodatum wählen. Microsoft hat außerdem drei Listenseiten zur Analyse ungebuchter Abgrenzungszeilen ergänzt. Das steht im Release Plan für 2025 Release Wave 2.

Gehen Sie die Abgrenzungsberichte als festen Punkt im Monatsabschluss durch. Der Saldo der Abgrenzungskonten muss mit dem übereinstimmen, was der Bericht zum Stichtag zeigt.

Ein Hinweis zu Herkunftscodes

Learn weist darauf hin, dass Verkaufs- und Einkaufsbuchungsblätter den Herkunftscode validieren. Wenn Sie Abgrenzungen verwenden, dürfen die Herkunftscodes der beiden Buchungsblätter nicht identisch sein. Sind sie es, können Sie eine neue Vorlage und einen neuen Batch mit einem anderen Herkunftscode anlegen.

Wie Abgrenzungen im Jahresabschluss zu behandeln sind, hängt vom Bilanzrecht Ihres Landes und Ihrer Praxis ab. Stimmen Sie das mit Ihrem Abschlussprüfer ab.

Prüfen Sie nach dem ersten Lauf die Buchungstexte, damit Abschlussprüfer und Kollegen sie ohne Erklärung lesen können.