Periodisering af indtægter og omkostninger

Bogfører du en årsabonnement eller en forudbetalt forsikring på én gang, bliver resultatet skævt fra måned til måned. Periodisering fordeler beløbet over de perioder, det hører til. I Business Central gør periodiseringsskabeloner (deferral templates) det automatisk, når du bogfører salgs- eller købsdokumentet. Her er opsætningen, brugen og de kontroller, du bør kende. Det er en funktion, der sparer manuelle kladder hver måned.

To balancekonti og en skabelon

Du skal bruge finanskonti af typen Balance til de periodiserede beløb. Microsoft foreslår for eksempel en konto til forudfaktureret indtægt og en til skyldige omkostninger. Opret dem i kontoplanen.

Derefter åbner du siden Deferral Templates og opretter en skabelon. Feltet Calc. Method bestemmer, hvordan beløbet fordeles på perioderne:

Giv kontiene navne, der viser formålet. Så er det let at se på balancen, hvad der ligger til senere indtægtsførsel, og hvad der er betalt forud.

Straight-Line: fordeles efter antal perioder og periodernes længde.
Equal per Period: fordeles ens på hver periode.
Days per Period: fordeles efter antal dage i perioden.
User-Defined: du udfylder selv beløbet for hver periode.

Periodebeskrivelse

I feltet Period Desc. skriver du den tekst, der står på posteringerne. Du kan bruge pladsholdere, for eksempel %4 for månedens navn og %6 for regnskabsåret. Teksten 'Omkostninger periodiseret for %4 %6' bliver til 'Omkostninger periodiseret for februar 2025' på den pågældende postering.

Brug en fast skabelon pr. type af periodisering, for eksempel tolv måneder lineært for årsabonnementer. Så kan alle i teamet vælge den rigtige kode uden at regne selv.

Knyt skabelonen til varer, ressourcer og konti

Skabelonen kan stå som standard på en vare, en ressource eller en finanskonto. Hos varer finder du feltet Default Deferral Template under Costs & Posting. Når du vælger varen, ressourcen eller kontoen på en linje i en salgs- eller købsfaktura, udfyldes feltet Deferral Code automatisk.

Skabelonen kan også sættes på en finanskonto. Er kontoen valgt på en linje, følger koden med, og brugeren behøver ikke huske den. Det sparer især tid på køb, der gentager sig.

Ret tidsplanen på det enkelte dokument

På dokumentlinjen vælger du Deferral Schedule. Her kan du ændre overskrifter eller linjer, for eksempel for at flytte et beløb til en anden periode, og vælge Calculate Schedule. Ændringen gælder kun dokumentet. Skabelonen er uændret.

Brug Preview Posting før bogføring. Under finansposterne kan du se, hvilke poster der går til periodiseringskontoen, kendt på den periodebeskrivelse, du har angivet. Periodiseringer virker også i finanskladder.

Du kan også bruge periodisering direkte i en finanskladde, hvis posten ikke kommer fra et salgs- eller købsdokument. Det er praktisk ved forudbetalte omkostninger, der bogføres via kladde.

Bogføringsperioder og kontrol

Har I begrænset bogføringsdatoerne, skal I lave en undtagelse for periodiseringer. Det gør du i felterne Allow Deferral Posting From og To på Finansopsætning eller Brugeropsætning.

Til afstemning findes rapporterne G/L Deferral Summary, Sales Deferral Summary og Purchasing Deferral Summary, hvor du vælger en saldodato. Microsoft har desuden tilføjet tre listesider til analyse af ubogførte periodiseringslinjer. Det fremgår af udgivelsesplanen for 2025 bølge 2.

Gennemgå periodiseringsrapporterne som et fast punkt i månedsafslutningen. Saldoen på periodiseringskontiene skal stemme med det, rapporten viser pr. dato.

En advarsel om kildekoder

Learn nævner, at salgs- og købskladder validerer kildekoden. Når du bruger periodiseringer, må kildekoderne for de to kladder ikke være identiske. Er de det, kan du oprette en ny skabelon og batch med en anden kildekode.

Hvordan periodiseringer skal indgå i årsregnskabet, afhænger af regnskabsloven og jeres praksis. Aftal det med revisor.

Tjek posteringsteksterne efter den første kørsel, så de kan læses af revisor og kolleger uden forklaring.