Periodisering av inntekter og kostnader

Bokfører du et årsabonnement eller en forhåndsbetalt forsikring på én gang, blir resultatet skjevt fra måned til måned. Periodisering fordeler beløpet over periodene det hører til. I Business Central gjør periodiseringsmaler (deferral templates) det automatisk når du bokfører salgs- eller kjøpsdokumentet. Her er oppsettet, bruken og kontrollene du bør kjenne til. Det er en funksjon som sparer manuelle kladder hver måned.

To balansekontoer og en mal

Du trenger finanskontoer av typen Balance til de periodiserte beløpene. Microsoft foreslår for eksempel én konto for forhåndsfakturert inntekt og én for påløpte kostnader. Opprett dem i kontoplanen.

Deretter åpner du siden Deferral Templates og oppretter en mal. Feltet Calc. Method bestemmer hvordan beløpet fordeles på periodene:

Gi kontoene navn som viser formålet. Da er det lett å se på balansen hva som ligger til senere inntektsføring, og hva som er betalt på forhånd.

Straight-Line: fordeles etter antall perioder og periodenes lengde.
Equal per Period: fordeles likt på hver periode.
Days per Period: fordeles etter antall dager i perioden.
User-Defined: du fyller selv ut beløpet for hver periode.

Periodebeskrivelse

I feltet Period Desc. skriver du teksten som skal stå på posteringene. Du kan bruke plassholdere, for eksempel %4 for månedens navn og %6 for regnskapsåret. Teksten «Kostnader periodisert for %4 %6» blir til «Kostnader periodisert for februar 2025» på den aktuelle posteringen.

Bruk en fast mal per type periodisering, for eksempel tolv måneder lineært for årsabonnementer. Da kan alle i teamet velge riktig kode uten å regne selv.

Knytt malen til varer, ressurser og kontoer

Malen kan stå som standard på en vare, en ressurs eller en finanskonto. Hos varer finner du feltet Default Deferral Template under Costs & Posting. Når du velger varen, ressursen eller kontoen på en linje i en salgs- eller kjøpsfaktura, fylles feltet Deferral Code ut automatisk.

Malen kan også settes på en finanskonto. Er kontoen valgt på en linje, følger koden med, og brukeren trenger ikke huske den. Det sparer særlig tid på kjøp som gjentar seg.

Rett tidsplanen på det enkelte dokumentet

På dokumentlinjen velger du Deferral Schedule. Her kan du endre overskrifter eller linjer, for eksempel for å flytte et beløp til en annen periode, og velge Calculate Schedule. Endringen gjelder bare dokumentet. Malen er uendret.

Bruk Preview Posting før bokføring. Under finanspostene kan du se hvilke poster som går til periodiseringskontoen, kjent på periodebeskrivelsen du har oppgitt. Periodiseringer fungerer også i finanskladder.

Du kan også bruke periodisering direkte i en finanskladd hvis posten ikke kommer fra et salgs- eller kjøpsdokument. Det er praktisk ved forhåndsbetalte kostnader som bokføres via kladd.

Bokføringsperioder og kontroll

Har dere begrenset bokføringsdatoene, må dere lage et unntak for periodiseringer. Det gjør du i feltene Allow Deferral Posting From og To på Finansoppsett eller Brukeroppsett.

Til avstemming finnes rapportene G/L Deferral Summary, Sales Deferral Summary og Purchasing Deferral Summary, der du velger en saldodato. Microsoft har dessuten lagt til tre listesider for analyse av ubokførte periodiseringslinjer. Det fremgår av utgivelsesplanen for 2025 bølge 2.

Gå gjennom periodiseringsrapportene som et fast punkt i månedsavslutningen. Saldoen på periodiseringskontoene skal stemme med det rapporten viser per dato.

En advarsel om kildekoder

Learn nevner at salgs- og kjøpskladder validerer kildekoden. Når du bruker periodiseringer, må ikke kildekodene for de to kladdene være identiske. Er de det, kan du opprette en ny mal og batch med en annen kildekode.

Hvordan periodiseringer skal inngå i årsregnskapet, avhenger av regnskapsreglene og praksisen deres. Avklar det med revisor.

Sjekk posteringstekstene etter den første kjøringen, slik at de kan leses av revisor og kolleger uten forklaring.