Overlopende opbrengsten en kosten

Boekt u een jaarabonnement of een vooruitbetaalde verzekering in één keer, dan is het resultaat van maand tot maand scheef. Een overlopende post verdeelt het bedrag over de perioden waarop het betrekking heeft. In Business Central doen overlopende-postensjablonen (deferral templates) dat automatisch wanneer u het verkoop- of inkoopdocument boekt. Hier staan de instelling, het gebruik en de controles die u moet kennen. Het is een functie die elke maand handmatige dagboeken bespaart.

Twee balansrekeningen en een sjabloon

Voor de overlopende bedragen hebt u grootboekrekeningen van het type Balance nodig. Microsoft stelt bijvoorbeeld een rekening voor vooruitgefactureerde opbrengsten en een voor te betalen kosten voor. Maak ze aan in het rekeningschema.

Daarna opent u de pagina Deferral Templates en maakt u een sjabloon aan. Het veld Calc. Method bepaalt hoe het bedrag over de perioden wordt verdeeld:

Geef de rekeningen namen die het doel laten zien. Dan is op de balans eenvoudig te zien wat nog als opbrengst moet worden genomen en wat vooruit is betaald.

Straight-Line: verdeeld naar het aantal perioden en de lengte van de perioden.
Equal per Period: gelijk verdeeld over elke periode.
Days per Period: verdeeld naar het aantal dagen in de periode.
User-Defined: u vult zelf het bedrag voor elke periode in.

Periodeomschrijving

In het veld Period Desc. schrijft u de tekst die op de boekingen komt te staan. U kunt plaatshouders gebruiken, bijvoorbeeld %4 voor de naam van de maand en %6 voor het boekjaar. De tekst Kosten overlopend voor %4 %6 wordt op de betreffende boeking Kosten overlopend voor februari 2025.

Gebruik een vast sjabloon per soort overlopende post, bijvoorbeeld twaalf maanden lineair voor jaarabonnementen. Dan kan iedereen in het team de juiste code kiezen zonder zelf te rekenen.

Koppel het sjabloon aan artikelen, resources en rekeningen

Het sjabloon kan als standaard worden ingesteld op een artikel, een resource of een grootboekrekening. Bij artikelen vindt u het veld Default Deferral Template onder Costs & Posting. Wanneer u het artikel, de resource of de rekening kiest op een regel in een verkoop- of inkoopfactuur, wordt het veld Deferral Code automatisch ingevuld.

Het sjabloon kan ook op een grootboekrekening worden gezet. Is de rekening gekozen op een regel, dan gaat de code mee en hoeft de gebruiker hem niet te onthouden. Dat bespaart vooral tijd bij terugkerende inkopen.

Pas het schema aan op het afzonderlijke document

Op de documentregel kiest u Deferral Schedule. Hier kunt u kopteksten of regels wijzigen, bijvoorbeeld om een bedrag naar een andere periode te verschuiven, en Calculate Schedule kiezen. De wijziging geldt alleen voor het document. Het sjabloon blijft ongewijzigd.

Gebruik Preview Posting vóór het boeken. Onder de grootboekposten ziet u welke posten naar de overlopende rekening gaan, herkenbaar aan de periodeomschrijving die u hebt ingevuld. Overlopende posten werken ook in grootboekdagboeken.

U kunt overlopende posten ook rechtstreeks in een grootboekdagboek gebruiken als de post niet uit een verkoop- of inkoopdocument komt. Dat is handig bij vooruitbetaalde kosten die via een dagboek worden geboekt.

Boekingsperioden en controle

Hebt u de boekingsdatums beperkt, dan moet u een uitzondering maken voor overlopende posten. Dat doet u in de velden Allow Deferral Posting From en To op General Ledger Setup of User Setup.

Voor de afstemming zijn er de rapporten G/L Deferral Summary, Sales Deferral Summary en Purchasing Deferral Summary, waarin u een saldodatum kiest. Microsoft heeft daarnaast drie lijstpagina's toegevoegd voor de analyse van niet-geboekte regels van overlopende posten. Dat staat in het releaseplan voor 2025 release wave 2.

Neem de rapporten over overlopende posten op als vast punt in de maandafsluiting. Het saldo op de rekeningen voor overlopende posten moet overeenkomen met wat het rapport per datum toont.

Een waarschuwing over broncodes

Learn vermeldt dat verkoop- en inkoopdagboeken de broncode valideren. Wanneer u overlopende posten gebruikt, mogen de broncodes van de twee dagboeken niet identiek zijn. Zijn ze dat wel, dan kunt u een nieuw sjabloon en een nieuwe batch aanmaken met een andere broncode.

Hoe overlopende posten in de jaarrekening moeten worden verwerkt, hangt af van de verslaggevingsregels en uw praktijk. Stem dat af met uw accountant.

Controleer de boekingsteksten na de eerste run, zodat accountant en collega's ze zonder uitleg kunnen lezen.