Påminnelser och ränta

En påminnelseprocess som följer en fast mall sparar tid och ger enhetlig kommunikation till kunderna. Business Central har standardfunktioner för påminnelsevillkor, nivåer, avgifter och ränta, och nyare versioner kan automatisera hela förloppet från skapande till utskick. Här är hur delarna hänger ihop och vad du behöver ta ställning till innan du slår på det. Kom ihåg att bekräfta belopp och räntesatser med din revisor.

Påminnelsevillkor och nivåer

Allt börjar med sidan Reminder Terms. Varje villkor har ett antal nivåer som du själv definierar, och de flesta företag använder två eller tre. En nivå avgör när påminnelsen utfärdas, vilka avgifter som läggs på och om ränta beräknas. En respitperiod förhindrar att du påminner om en räkning som kunden nyss har betalat.

Första påminnelsen för en kund använder nivå 1. Nästa gång kontrollerar systemet den högsta nivån på de öppna posterna och använder nästa nivå. Har du fler påminnelser än du har nivåer används den högsta nivån, upp till gränsen i fältet Max. No of Reminders.

Påminnelsevillkoret tilldelas kunden på kundkortet. Har du kunder i olika länder kan det vara rimligt att skapa flera villkor med varsitt språk, så att texten passar kunden.

Avgifter och ränta

Extra avgift kan beräknas på tre sätt i fältet Add. Fee Calculation Type: Fixed, Single Dynamic och Accumulated Dynamic. Du kan också sätta avgifter per valuta.

Ränta styrs av två inställningar. Calculate Interest på nivån avgör om räntan står på påminnelsen. Post Interest och Post Additional Fee på påminnelsevillkoren avgör om beloppen bokförs på kund och i finans. Själva räntesatsen kommer från sidan Finance Charge Terms. Vill du bara informera om ränta utan att skicka en påminnelse använder du en räntenota (finance charge memo).

Vilka avgifter och räntesatser ni får ta ut beror på lagstiftningen i ert land och på era avtalsvillkor. Bekräfta det med er revisor eller jurist innan ni lägger in siffror.

Ska påminnelsen anpassas kan du använda platshållare i inledande text och avslutande text, till exempel för förfallodatum, räntebelopp och totalbelopp. Texterna sparas per nivå, så att första påminnelsen kan ha en vänligare ton än den tredje.

Skapa, utfärda och skicka

Manuellt går du till Reminders och väljer Create Reminders för alla kunder med förfallna belopp, eller skapar en påminnelse för en kund och använder Suggest Reminder Lines. Poster som är satta på hold utlöser ingen påminnelse, men kommer med om påminnelsen skapas utifrån en annan post. Ränta beräknas inte på dem.

Med åtgärden Issue flyttas påminnelsen till utfärdade påminnelser och påminnelseposter bokförs. Är Post Interest eller Post Additional Fee påslaget skapas också kund- och finansposter, eventuellt med moms. Har en påminnelse skickats av misstag kan du annullera den innan den når kunden.

Ändrar du raderna efter att påminnelsen skapats måste du använda Update Reminder Text, om belopp har lagts in automatiskt i texten. Annars står de gamla siffrorna kvar i brödtexten.

Automatisera förloppet

Sidan Reminders Automation låter dig sätta ihop steg: Create, Issue och Send. Du väljer påminnelsevillkor, och med fältet Cadence bestämmer du om körningen är Manual, Weekly, Monthly eller Custom med en datumformel. Körningen sker via en jobbkö-post. Du kan ställa in automatiseringen så att den stannar vid fel, och det finns en historik med Log entries.

Send-steget kräver att e-post är uppsatt i Business Central. Texter och språk kommer från påminnelsevillkoren, och du kan bifoga förfallna fakturor som PDF.

Innan du slår på automatiken

Testa med en enda kund först. Kontrollera påminnelsetexterna på alla språk som ni fakturerar på, så att språken som är inställda för bifogade filer och e-post stämmer överens. Bestäm vem som hanterar kunder i tvist och kom ihåg att sätta deras poster på hold. Annars riskerar du automatiska påminnelser mitt i en reklamation.