Purringer og renter

En purreprosess som kjører etter fast mal, sparer tid og gir ensartet kommunikasjon til kundene. Business Central har standardfunksjoner for purrevilkår, nivåer, gebyrer og renter, og nyere versjoner kan automatisere hele forløpet fra opprettelse til utsendelse. Her er hvordan delene henger sammen, og hva du må ta stilling til før du slår det på. Husk at du må bekrefte beløp og satser med revisor.

Purrevilkår og nivåer

Alt starter med siden Reminder Terms (purrevilkår). Hvert vilkår har et antall nivåer som du definerer selv, og de fleste virksomheter bruker to eller tre. Et nivå bestemmer når purringen utstedes, hvilke gebyrer som legges på, og om det beregnes renter. En henstandsperiode hindrer at du purrer på en regning kunden nettopp har betalt.

Første purring for en kunde bruker nivå 1. Neste gang sjekker systemet høyeste nivå på de åpne postene og bruker det påfølgende. Har du flere purringer enn du har nivåer, brukes det høyeste nivået, opptil grensen i feltet Max. No of Reminders.

Purrevilkåret tildeles kunden på kundekortet. Har du kunder i forskjellige land, kan det gi mening å opprette flere vilkår med hvert sitt språk, slik at teksten passer til kunden.

Gebyrer og renter

Ekstra gebyr kan beregnes på tre måter i feltet Add. Fee Calculation Type: Fixed, Single Dynamic og Accumulated Dynamic. Du kan også sette gebyrer per valuta.

Renter følger to innstillinger. Calculate Interest på nivået avgjør om renten står på purringen. Post Interest og Post Additional Fee på purrevilkårene avgjør om beløpene bokføres på kunde og finans. Selve rentesatsen kommer fra siden Finance Charge Terms. Vil du bare informere om renter uten å sende purring, bruker du en rentenota (finance charge memo).

Hvilke gebyrer og rentesatser dere kan kreve, avhenger av lokal lovgivning og avtalevilkårene deres. Bekreft det med revisor eller jurist før dere legger inn tall.

Skal purringen tilpasses, kan du bruke plassholdere i innledende tekst og avsluttende tekst, for eksempel for forfallsdato, rentebeløp og totalbeløp. Tekstene lagres per nivå, slik at første purring kan ha en vennligere tone enn tredje.

Opprett, utsted og send

Manuelt går du til Reminders og velger Create Reminders for alle kunder med forfalte beløp, eller oppretter en purring for én kunde og bruker Suggest Reminder Lines. Poster som er satt på vent, utløser ikke en purring, men kommer med hvis purringen opprettes på grunnlag av en annen post. Renter beregnes ikke på dem.

Med handlingen Issue flyttes purringen til utstedte purringer, og det bokføres purreposter. Er Post Interest eller Post Additional Fee slått på, opprettes også kunde- og finansposter, eventuelt med mva. Er purringen sendt ved en feil, kan du annullere den før den når kunden.

Endrer du linjene etter opprettelsen, må du bruke Update Reminder Text hvis beløp er satt inn automatisk i teksten. Ellers står de gamle tallene i brødteksten.

Automatiser forløpet

Siden Reminders Automation lar deg sette sammen trinn: Create, Issue og Send. Du velger purrevilkår, og med feltet Cadence bestemmer du om kjøringen er Manual, Weekly, Monthly eller Custom med en datoformel. Kjøringen skjer via en jobbkøpost. Du kan sette automatiseringen til å stoppe ved feil, og det finnes en historikk med Log entries.

Send-trinnet krever at e-post er satt opp i Business Central. Tekster og språk kommer fra purrevilkårene, og du kan legge ved forfalte fakturaer som PDF.

Før du slår på automatikken

Test med én enkelt kunde først. Sjekk purretekstene på alle språk dere fakturerer på, slik at språkene som er satt opp på vedlegg og e-post stemmer overens. Bestem hvem som håndterer kunder i tvist, og husk å sette postene deres på vent. Ellers risikerer du automatiske purringer midt i en reklamasjon.