Mahnungen und Zinsen

Mahnbedingungen und Stufen

Alles beginnt mit der Seite Reminder Terms. Jede Bedingung hat eine Anzahl von Stufen, die Sie selbst definieren, und die meisten Unternehmen nutzen zwei oder drei. Eine Stufe bestimmt, wann die Mahnung ausgestellt wird, welche Gebühren hinzukommen und ob Zinsen berechnet werden. Eine Nachfrist verhindert, dass Sie eine Rechnung mahnen, die der Kunde gerade erst bezahlt hat.

Die erste Mahnung an einen Kunden verwendet Stufe 1. Beim nächsten Mal prüft das System die höchste Stufe der offenen Posten und verwendet die darauf folgende. Gibt es mehr Mahnungen als Stufen, wird die höchste Stufe verwendet, bis zur Grenze im Feld Max. No of Reminders.

Die Mahnbedingung wird dem Kunden auf der Debitorenkarte zugewiesen. Haben Sie Kunden in verschiedenen Ländern, kann es sinnvoll sein, mehrere Bedingungen mit jeweils eigener Sprache anzulegen, damit der Text zum Kunden passt.

Gebühren und Zinsen

Zusätzliche Gebühren lassen sich im Feld Add. Fee Calculation Type auf drei Arten berechnen: Fixed, Single Dynamic und Accumulated Dynamic. Sie können Gebühren auch je Währung festlegen.

Zinsen folgen zwei Einstellungen. Calculate Interest auf der Stufe entscheidet, ob die Zinsen auf der Mahnung stehen. Post Interest und Post Additional Fee in den Mahnbedingungen entscheiden, ob die Beträge auf Debitor und Sachkonto gebucht werden. Der Zinssatz selbst kommt von der Seite Finance Charge Terms. Wollen Sie nur über Zinsen informieren, ohne eine Mahnung zu senden, verwenden Sie eine Zinsrechnung (Finance Charge Memo).

Welche Gebühren und Zinssätze Sie verlangen dürfen, hängt vom Recht Ihres Landes und Ihren Vertragsbedingungen ab. Bestätigen Sie das mit Ihrem Steuerberater oder Juristen, bevor Sie Zahlen eintragen.

Soll die Mahnung angepasst werden, können Sie in Anfangs- und Schlusstext Platzhalter verwenden, zum Beispiel für Fälligkeitsdatum, Zinsbetrag und Gesamtbetrag. Die Texte werden je Stufe gespeichert, sodass die erste Mahnung freundlicher klingen kann als die dritte.

Erstellen, ausstellen und senden

Manuell gehen Sie zu Reminders und wählen Create Reminders für alle Kunden mit überfälligen Beträgen, oder Sie legen eine Mahnung für einen Kunden an und verwenden Suggest Reminder Lines. Posten, die auf Hold stehen, lösen keine Mahnung aus, werden aber aufgenommen, wenn die Mahnung auf Grundlage eines anderen Postens erstellt wird. Zinsen werden für sie nicht berechnet.

Mit der Aktion Issue wird die Mahnung zu den ausgestellten Mahnungen verschoben, und es werden Mahnungsposten gebucht. Sind Post Interest oder Post Additional Fee aktiviert, entstehen auch Debitoren- und Sachposten, gegebenenfalls mit Umsatzsteuer. Wurde die Mahnung versehentlich versendet, können Sie sie stornieren, bevor sie den Kunden erreicht.

Ändern Sie die Zeilen nach der Erstellung, müssen Sie Update Reminder Text verwenden, wenn Beträge automatisch in den Text eingefügt wurden. Sonst stehen die alten Zahlen im Fließtext.

Den Ablauf automatisieren

Auf der Seite Reminders Automation setzen Sie Schritte zusammen: Create, Issue und Send. Sie wählen Mahnbedingungen und legen mit dem Feld Cadence fest, ob der Lauf Manual, Weekly, Monthly oder Custom mit einer Datumsformel ist. Der Lauf erfolgt über einen Jobwarteschlangeneintrag. Sie können die Automatisierung so einstellen, dass sie bei Fehlern stoppt, und es gibt einen Verlauf mit Log entries.

Der Schritt Send setzt voraus, dass E-Mail in Business Central eingerichtet ist. Texte und Sprachen kommen aus den Mahnbedingungen, und Sie können überfällige Rechnungen als PDF anhängen.

Bevor Sie die Automatik einschalten

Testen Sie zuerst mit einem einzelnen Kunden. Prüfen Sie die Mahntexte in allen Sprachen, in denen Sie fakturieren, damit die für Anhang und E-Mail eingerichteten Sprachen übereinstimmen. Legen Sie fest, wer Kunden im Streitfall betreut, und denken Sie daran, deren Posten auf Hold zu setzen. Sonst riskieren Sie automatische Mahnungen mitten in einer Reklamation.