Aanmaningen en rente

Aanmaningsvoorwaarden en niveaus

Alles begint bij de pagina Reminder Terms. Elke voorwaarde heeft een aantal niveaus dat u zelf definieert, en de meeste bedrijven gebruiken er twee of drie. Een niveau bepaalt wanneer de aanmaning wordt uitgegeven, welke kosten erbij komen en of er rente wordt berekend. Een uitstelperiode voorkomt dat u aanmaant voor een rekening die de klant net heeft betaald.

De eerste aanmaning voor een klant gebruikt niveau 1. De volgende keer kijkt het systeem naar het hoogste niveau op de openstaande posten en gebruikt het daaropvolgende. Hebt u meer aanmaningen dan niveaus, dan wordt het hoogste niveau gebruikt, tot de limiet in het veld Max. No of Reminders.

De aanmaningsvoorwaarde wijst u toe op de debiteurenkaart. Hebt u klanten in verschillende landen, dan kan het zinvol zijn meerdere voorwaarden aan te maken, elk met een eigen taal, zodat de tekst bij de klant past.

Kosten en rente

Extra kosten kunt u op drie manieren berekenen in het veld Add. Fee Calculation Type: Fixed, Single Dynamic en Accumulated Dynamic. U kunt kosten ook per valuta instellen.

Rente volgt twee instellingen. Calculate Interest op het niveau bepaalt of de rente op de aanmaning staat. Post Interest en Post Additional Fee op de aanmaningsvoorwaarden bepalen of de bedragen worden geboekt op debiteur en grootboek. Het rentepercentage zelf komt van de pagina Finance Charge Terms. Wilt u alleen over rente informeren zonder aan te manen, gebruik dan een rentenota (finance charge memo).

Welke kosten en rentepercentages u mag rekenen, hangt af van de lokale wetgeving en uw overeengekomen voorwaarden. Bevestig dat met uw accountant of jurist voordat u cijfers invoert.

Moet de aanmaning worden aangepast, dan kunt u plaatshouders gebruiken in de begin- en eindtekst, bijvoorbeeld voor vervaldatum, rentebedrag en totaalbedrag. De teksten worden per niveau bewaard, dus de eerste aanmaning kan een vriendelijkere toon hebben dan de derde.

Aanmaken, uitgeven en verzenden

Handmatig gaat u naar Reminders en kiest u Create Reminders voor alle klanten met achterstallige bedragen, of u maakt een aanmaning voor één klant en gebruikt Suggest Reminder Lines. Posten die zijn geblokkeerd, leiden niet tot een aanmaning, maar worden wel meegenomen als de aanmaning op basis van een andere post wordt aangemaakt. Er wordt geen rente over berekend.

Met de actie Issue gaat de aanmaning naar de uitgegeven aanmaningen en worden aanmaningposten geboekt. Staat Post Interest of Post Additional Fee aan, dan worden ook debiteuren- en grootboekposten aangemaakt, eventueel met btw. Is een aanmaning per ongeluk verzonden, dan kunt u die annuleren voordat de klant hem ontvangt.

Wijzigt u de regels na het aanmaken, gebruik dan Update Reminder Text als bedragen automatisch in de tekst zijn ingevoegd. Anders staan de oude cijfers in de lopende tekst.

Automatiseer het traject

Op de pagina Reminders Automation stelt u stappen samen: Create, Issue en Send. U kiest de aanmaningsvoorwaarden en met het veld Cadence bepaalt u of de run Manual, Weekly, Monthly of Custom is, met een datumformule. De run verloopt via een taakwachtrijpost. U kunt de automatisering laten stoppen bij fouten, en er is een historie met Log entries.

De stap Send vereist dat e-mail is ingesteld in Business Central. Teksten en talen komen uit de aanmaningsvoorwaarden en u kunt achterstallige facturen als pdf bijvoegen.

Voordat u de automatisering inschakelt

Test eerst met één klant. Controleer de aanmaningsteksten in alle talen waarin u factureert, zodat de talen die voor bijlagen en e-mail zijn ingesteld met elkaar overeenkomen. Beslis wie klanten in geschil afhandelt en denk eraan hun posten te blokkeren. Anders riskeert u automatische aanmaningen midden in een klacht.