Rykkere og renter

En rykkerproces, der kører efter fast skabelon, sparer tid og giver ensartet kommunikation til kunderne. Business Central har standardfunktioner til rykkerbetingelser, niveauer, gebyrer og renter, og nyere versioner kan automatisere hele forløbet fra oprettelse til udsendelse. Her er, hvordan delene hænger sammen, og hvad du skal tage stilling til, før du tænder for det. Husk, at du skal bekræfte beløb og satser med din revisor.

Rykkerbetingelser og niveauer

Alt starter med siden Reminder Terms (rykkerbetingelser). Hver betingelse har et antal niveauer, som du selv definerer, og de fleste virksomheder bruger to eller tre. Et niveau bestemmer, hvornår rykkeren udstedes, hvilke gebyrer der lægges på, og om der beregnes renter. En henstandsperiode forhindrer, at du rykker for en regning, kunden lige har betalt.

Første rykker for en kunde bruger niveau 1. Næste gang tjekker systemet højeste niveau på de åbne poster og bruger det efterfølgende. Har du flere rykkere, end du har niveauer, bruges det højeste niveau, op til grænsen i feltet Max. No of Reminders.

Rykkerbetingelsen tildeles kunden på kundekortet. Har du kunder i forskellige lande, kan det give mening at oprette flere betingelser med hver sit sprog, så teksten matcher kunden.

Gebyrer og renter

Ekstra gebyr kan beregnes på tre måder i feltet Add. Fee Calculation Type: Fixed, Single Dynamic og Accumulated Dynamic. Du kan også sætte gebyrer pr. valuta.

Renter følger to indstillinger. Calculate Interest på niveauet afgør, om renten står på rykkeren. Post Interest og Post Additional Fee på rykkerbetingelserne afgør, om beløbene bogføres på debitor og finans. Selve rentesatsen kommer fra siden Finance Charge Terms. Vil du kun informere om renter uden at sende rykker, bruger du en rentenota (finance charge memo).

Hvilke gebyrer og rentesatser I må kræve, afhænger af dansk lovgivning og jeres aftalevilkår. Bekræft det med jeres revisor eller jurist, før I lægger tal ind.

Skal rykkeren tilpasses, kan du bruge pladsholdere i begyndelses- og sluttekst, for eksempel til forfaldsdato, rentebeløb og samlet beløb. Teksterne gemmes pr. niveau, så første rykker kan have en venligere tone end tredje.

Opret, udsted og send

Manuelt går du til Reminders og vælger Create Reminders for alle kunder med forfaldne beløb, eller opretter en rykker for én kunde og bruger Suggest Reminder Lines. Poster, der er sat på hold, udløser ikke en rykker, men kommer med, hvis rykkeren oprettes på baggrund af en anden post. Renter beregnes ikke på dem.

Med handlingen Issue flyttes rykkeren til udstedte rykkere, og der bogføres rykkerposter. Er Post Interest eller Post Additional Fee slået til, oprettes også debitor- og finansposter, evt. med moms. Er rykkeren sendt ved en fejl, kan du annullere den, før den når kunden.

Ændrer du linjerne efter oprettelsen, skal du bruge Update Reminder Text, hvis beløb er indsat automatisk i teksten. Ellers står de gamle tal i brødteksten.

Automatisér forløbet

Siden Reminders Automation lader dig sætte trin sammen: Create, Issue og Send. Du vælger rykkerbetingelser, og med feltet Cadence bestemmer du, om kørslen er Manual, Weekly, Monthly eller Custom med en datoformel. Kørslen sker via en jobkøpost. Du kan sætte automatisering til at stoppe ved fejl, og der er en historik med Log entries.

Send-trinnet kræver, at e-mail er sat op i Business Central. Tekster og sprog kommer fra rykkerbetingelserne, og du kan vedhæfte forfaldne fakturaer som PDF.

Før du tænder for automatikken

Test med en enkelt kunde først. Tjek rykkertekster på alle sprog, I fakturerer på, så de sprog, der er sat op på vedhæftning og e-mail, stemmer overens. Beslut, hvem der håndterer kunder i strid, og husk at sætte deres poster på hold. Ellers risikerer du automatiske rykkere midt i en reklamation.