Upomnienia i odsetki

Proces upomnień oparty na stałym szablonie oszczędza czas i zapewnia klientom spójną komunikację. Business Central ma standardowe funkcje dla warunków upomnień, poziomów, opłat i odsetek, a nowsze wersje potrafią zautomatyzować cały przebieg od utworzenia do wysłania. Poniżej opisujemy, jak te elementy się łączą i o czym trzeba zdecydować, zanim to włączysz. Pamiętaj, że kwoty i stawki musisz potwierdzić z biegłym rewidentem lub księgowym.

Warunki upomnień i poziomy

Wszystko zaczyna się na stronie Reminder Terms. Każdy warunek ma określoną liczbę poziomów, które sam definiujesz, a większość firm używa dwóch lub trzech. Poziom określa, kiedy upomnienie jest wystawiane, jakie opłaty są doliczane i czy naliczane są odsetki. Okres karencji zapobiega upominaniu o fakturę, którą klient właśnie zapłacił.

Pierwsze upomnienie dla klienta używa poziomu 1. Następnym razem system sprawdza najwyższy poziom na otwartych pozycjach i używa kolejnego. Jeśli masz więcej upomnień niż poziomów, używany jest najwyższy poziom, aż do limitu w polu Max. No of Reminders.

Warunek upomnień przypisujesz klientowi na karcie klienta. Jeśli macie klientów w różnych krajach, może mieć sens utworzenie kilku warunków, każdy z własnym językiem, aby tekst odpowiadał klientowi.

Opłaty i odsetki

Dodatkową opłatę można naliczać na trzy sposoby w polu Add. Fee Calculation Type: Fixed, Single Dynamic i Accumulated Dynamic. Opłaty można też ustawić osobno dla każdej waluty.

Odsetki zależą od dwóch ustawień. Calculate Interest na poziomie decyduje, czy odsetki pojawią się na upomnieniu. Post Interest i Post Additional Fee w warunkach upomnień decydują, czy kwoty są księgowane na należności i w księdze głównej. Sama stawka odsetek pochodzi ze strony Finance Charge Terms. Jeśli chcesz tylko poinformować o odsetkach bez wysyłania upomnienia, użyj noty odsetkowej (finance charge memo).

To, jakich opłat i stawek odsetek możecie żądać, zależy od lokalnych przepisów i od warunków Waszych umów. Potwierdź to z biegłym rewidentem lub prawnikiem, zanim wprowadzisz liczby.

Jeśli upomnienie ma być dostosowane, możesz użyć symboli zastępczych w tekście początkowym i końcowym, na przykład dla terminu płatności, kwoty odsetek i kwoty łącznej. Teksty są zapisywane na każdym poziomie, więc pierwsze upomnienie może mieć uprzejmiejszy ton niż trzecie.

Utwórz, wystaw i wyślij

Ręcznie przechodzisz do Reminders i wybierasz Create Reminders dla wszystkich klientów z przeterminowanymi kwotami albo tworzysz upomnienie dla jednego klienta i używasz Suggest Reminder Lines. Pozycje wstrzymane nie powodują utworzenia upomnienia, ale są w nim uwzględniane, jeśli upomnienie powstaje na podstawie innej pozycji. Nie nalicza się dla nich odsetek.

Akcja Issue przenosi upomnienie do wystawionych upomnień i księguje pozycje upomnień. Jeśli włączone jest Post Interest lub Post Additional Fee, powstają też pozycje należności i księgi głównej, ewentualnie z VAT. Jeśli upomnienie zostało wysłane przez pomyłkę, możesz je anulować, zanim dotrze do klienta.

Jeśli zmieniasz wiersze po utworzeniu, musisz użyć Update Reminder Text, gdy kwoty zostały wstawione do tekstu automatycznie. W przeciwnym razie w treści zostaną stare liczby.

Zautomatyzuj przebieg

Strona Reminders Automation pozwala złożyć kroki: Create, Issue i Send. Wybierasz warunki upomnień, a polem Cadence decydujesz, czy uruchamianie jest Manual, Weekly, Monthly czy Custom z formułą daty. Uruchomienie odbywa się przez pozycję kolejki zadań. Możesz ustawić, aby automatyzacja zatrzymywała się przy błędzie, a historia jest dostępna w Log entries.

Krok Send wymaga, aby poczta e-mail była skonfigurowana w Business Central. Teksty i języki pochodzą z warunków upomnień, a przeterminowane faktury możesz dołączyć jako PDF.

Zanim włączysz automatykę

Najpierw przetestuj na jednym kliencie. Sprawdź teksty upomnień we wszystkich językach, w których fakturujecie, aby języki ustawione dla załączników i e-maili były zgodne. Zdecyduj, kto obsługuje klientów w sporze, i pamiętaj o wstrzymaniu ich pozycji. W przeciwnym razie ryzykujesz automatyczne upomnienia w trakcie reklamacji.