Nummerserier: ställ in dem rätt från start

Nummerserier styr hur verifikationer och stamdata numreras i Business Central. De ställs ofta in i sista stund och ändras efteråt, vilket kan ge luckor, dubbletter eller oväntade nummer. Artikeln går igenom hur nummerserier hänger ihop, vad du måste bestämma för dokument och stamdata och vad du ska göra vid årsskiftet. Det finns en checklista i slutet. Den är skriven för både ekonomi och it.

Kod, rader och dokument

En nummerserie består av en kod och minst en rad. Raden anger startnummer, slutnummer och startdatum. Du kan ha flera rader per nummerserie med olika startdatum, så att en ny rad tar över när datumet nås.

Du kan också ange ett varningsnummer, så att användaren får besked innan serien tar slut. Det är ett billigt sätt att undvika stopp mitt i faktureringen.

För verifikationer som kundfakturor och kreditnotor finns ofta lagkrav på löpande numrering. Kontrollera revisorns krav och gällande regler hos era lokala skatte- och registreringsmyndigheter innan du väljer något annat än löpande serier.

Många väljer separata serier för varje dokumenttyp och gärna ett prefix som visar typ eller år. Bokförda dokument kan ha egna serier, så att ordernummer och fakturanummer inte förväxlas.

Stamdata

Kunder, leverantörer och artiklar får nummer från nummerserier, men här är kravet mer sällan löpande. Välj om numren ska vara betydelselösa eller om de ska innehålla information. Betydelselösa nummer är lättare att hålla stabila.

Om data migreras från ett annat system måste du bestämma om de gamla numren behålls eller får nya. Om de behålls ska nummerserien starta över det högsta gamla numret.

Luckor, årsskifte och checklista

Microsoft Learn beskriver en inställning på nummerserierader som tillåter luckor. Den använder nummersekvenser i bakgrunden och kan ge bättre prestanda eftersom inga lås tas. Använd den bara där det inte finns krav på löpande nummer. Läs instruktionen om att skapa nummerserier för detaljerna.

Löpande serier kan blockeras när många bokför samtidigt. Det är priset för en obruten ordning.

Om er serie har år i prefixet måste ni använda en ny rad eller en ny serie för det nya året. Ställ in den i god tid och testa i sandbox att första verifikationen under det nya året får rätt nummer.

Kontrollera också räkenskapsår och perioder, så att bokföringsdatum är tillåtna.

Använd listan när du ställer in nummerserier första gången.

En serie per dokumenttyp, med tydliga prefix.
Startnummer över eventuella migrerade nummer.
Varningsnummer och slutnummer med gott om utrymme.
Beslut om luckor per serie, motiverat av lagkrav.
Ny rad eller serie redo inför årsskiftet.
Behörigheter så att bara några få får ändra nummerserier.

Vem får ändra dem

Ge bara ett fåtal användare behörighet att ändra nummerserier. En ändrad serie mitt under året kan skapa dubbletter eller luckor som är svåra att förklara för revisorn. Gör en fast rutin där ändringar överenskoms, dokumenteras och testas i sandbox.

Nummerserierader kan också användas av appar och tillägg. Fråga er partner innan ni ändrar en serie som en anpassning kan vara beroende av.

Test och dokumentation

När du kopierar en miljö till sandbox kopieras nummerserierna med. Serierna i sandbox är skilda från produktionens, så bokföring i ett test ändrar inte produktionens räknare.

Använd testbolag med egna serier, så att testverifikationer inte kan förväxlas med riktiga.

Skriv en kort översikt över alla nummerserier: kod, syfte, prefix, intervall och om luckor är tillåtna. Spara den tillsammans med övrig dokumentation av uppsättningen.

Översikten är användbar vid revision, när en ny medarbetare ska lära sig systemet och när en konsult ska felsöka en bokföring som stoppas.

Hjälp med uppsättningen

Addverk är ett nytt Business Central-företag. Vill ni ha hjälp med uppsättningen kan ni skriva till oss.