Serie numeracji: ustaw je dobrze od początku

Serie numeracji decydują o tym, jak numerowane są dokumenty i dane podstawowe w Business Central. Często ustawia się je w ostatniej chwili i zmienia później, co może dawać luki, duplikaty lub nieoczekiwane numery. Artykuł omawia, jak serie numeracji się łączą, co trzeba zdecydować dla dokumentów i danych podstawowych oraz co zrobić na przełomie roku. Na końcu jest lista kontrolna. Tekst jest przeznaczony zarówno dla finansów, jak i IT.

Kod, linie i dokumenty

Seria numeracji składa się z kodu i co najmniej jednej linii. Linia podaje numer początkowy, numer końcowy i datę startu. Możesz mieć kilka linii w jednej serii z różną datą startu, tak że nowa linia przejmuje numerację po osiągnięciu daty.

Możesz też ustawić numer ostrzegawczy, aby użytkownik dostał komunikat, zanim seria się wyczerpie. To tani sposób na uniknięcie zatrzymania w środku fakturowania.

Dla dokumentów takich jak faktury sprzedaży i noty kredytowe często obowiązuje prawny wymóg ciągłej numeracji. Sprawdź wymogi swojego audytora i obowiązujące przepisy u lokalnych organów podatkowych i rejestrowych, zanim wybierzesz coś innego niż serie ciągłe.

Wiele osób wybiera osobne serie dla każdego typu dokumentu i najlepiej przedrostek pokazujący typ lub rok. Zaksięgowane dokumenty mogą mieć własne serie, aby numer zamówienia i numer faktury nie były mylone.

Dane podstawowe

Klienci, dostawcy i towary dostają numery z serii numeracji, ale tutaj wymóg ciągłości jest rzadszy. Zdecyduj, czy numery mają być bezsensowne, czy mają zawierać informację. Numery bez znaczenia łatwiej utrzymać stabilnie.

Jeśli migrujecie dane z innego systemu, musisz zdecydować, czy stare numery są zachowane, czy dostają nowe. Jeśli zostają, seria numeracji musi startować powyżej najwyższego starego numeru.

Luki, przełom roku i lista kontrolna

Microsoft Learn opisuje ustawienie na liniach serii numeracji, które dopuszcza luki. Korzysta ono z sekwencji numerów w tle i może dawać lepszą wydajność, bo nie ma blokowania. Używaj go tylko tam, gdzie nie ma wymogu ciągłej numeracji. Szczegóły znajdziesz w instrukcji tworzenia serii numeracji.

Serie ciągłe mogą blokować, gdy wiele osób księguje jednocześnie. To cena za nieprzerwaną kolejność.

Jeśli Wasza seria ma rok w przedrostku, na nowy rok potrzebujecie nowej linii lub nowej serii. Skonfigurujcie ją z wyprzedzeniem i przetestujcie w sandboxie, że pierwszy dokument w nowym roku dostaje właściwy numer.

Sprawdź też lata obrotowe i okresy, aby daty księgowania były dozwolone.

Użyj listy przy pierwszej konfiguracji serii numeracji.

Jedna seria na typ dokumentu, z wyraźnymi przedrostkami.
Numer początkowy powyżej ewentualnych numerów zmigrowanych.
Numer ostrzegawczy i numer końcowy z dużym zapasem.
Decyzja o lukach dla każdej serii, uzasadniona wymogami prawa.
Nowa linia lub seria gotowa na przełom roku.
Uprawnienia, tak aby tylko nieliczne osoby mogły zmieniać serie numeracji.

Kto może je zmieniać

Nadaj uprawnienia do zmiany serii numeracji tylko kilku użytkownikom. Zmieniona seria w środku roku może stworzyć duplikaty lub luki, które trudno wyjaśnić audytorowi. Ustal stałą procedurę, w której zmiany są uzgadniane, dokumentowane i testowane w sandboxie.

Linii serii numeracji mogą też używać aplikacje i rozszerzenia. Zapytaj partnera, zanim zmienicie serię, od której może zależeć jakieś dostosowanie.

Test i dokumentacja

Gdy kopiujesz środowisko do sandboxa, serie numeracji są kopiowane razem z nim. Serie w sandboxie są oddzielone od produkcyjnych, więc księgowanie w teście nie zmienia liczników produkcji.

Używaj firm testowych z własnymi seriami, aby dokumenty testowe nie mogły być pomylone z prawdziwymi.

Napisz krótkie zestawienie wszystkich serii numeracji: kod, cel, przedrostek, zakres i czy luki są dozwolone. Zachowaj je razem z resztą dokumentacji konfiguracji.

Zestawienie przydaje się przy audycie, gdy nowy pracownik uczy się systemu i gdy konsultant szuka przyczyny zatrzymanego księgowania.

Pomoc przy konfiguracji

Addverk to nowa firma zajmująca się Business Central. Jeśli chcesz pomocy przy konfiguracji, napisz do nas.