Nummerreeksen: stel ze vanaf het begin goed in

Code, regels en documenten

Een nummerreeks bestaat uit een code en minstens één regel. De regel geeft beginnummer, eindnummer en begindatum aan. U kunt meerdere regels per nummerreeks hebben met een verschillende begindatum, zodat een nieuwe regel het overneemt wanneer de datum wordt bereikt.

U kunt ook een waarschuwingsnummer instellen, zodat de gebruiker bericht krijgt voordat de reeks opraakt. Dat is een goedkope manier om een stop midden in het factureren te voorkomen.

Voor documenten zoals verkoopfacturen en creditnota's bestaat vaak een wettelijke eis voor doorlopende nummering. Controleer de eisen van uw accountant en de geldende regels bij de belastingdienst en andere bevoegde instanties in uw land voordat u iets anders kiest dan doorlopende reeksen.

Veel gebruikers kiezen aparte reeksen voor elk documenttype en bij voorkeur een prefix die het type of het jaar toont. Geboekte documenten kunnen eigen reeksen hebben, zodat ordernummer en factuurnummer niet door elkaar worden gehaald.

Stamgegevens

Klanten, leveranciers en artikelen krijgen nummers uit nummerreeksen, maar hier is de eis van doorlopendheid zeldzamer. Kies of de nummers betekenisloos moeten zijn of informatie moeten bevatten. Betekenisloze nummers zijn makkelijker stabiel te houden.

Als er gegevens uit een ander systeem worden gemigreerd, moet u beslissen of de oude nummers behouden blijven of nieuwe krijgen. Als ze behouden blijven, moet de nummerreeks boven het hoogste oude nummer beginnen.

Gaten, jaarwisseling en checklist

Microsoft Learn beschrijft een instelling op nummerreeksregels die gaten toestaat. Ze gebruikt op de achtergrond nummerreeksen van de database en kan betere prestaties geven, omdat er niet wordt vergrendeld. Gebruik haar alleen waar geen eis van doorlopende nummers geldt. Lees de handleiding over het aanmaken van nummerreeksen voor de details.

Doorlopende reeksen kunnen blokkeren wanneer veel mensen tegelijk boeken. Dat is de prijs voor een ononderbroken volgorde.

Als uw reeks het jaar in de prefix heeft, hebt u voor het nieuwe jaar een nieuwe regel of een nieuwe reeks nodig. Stel die ruim van tevoren in en test in de sandbox of het eerste document in het nieuwe jaar het juiste nummer krijgt.

Controleer ook boekjaren en perioden, zodat boekingsdata zijn toegestaan.

Gebruik de lijst wanneer u nummerreeksen voor het eerst instelt.

• Eén reeks per documenttype, met duidelijke prefixen.
• Beginnummer boven eventuele gemigreerde nummers.
• Waarschuwingsnummer en eindnummer met ruim voldoende marge.
• Besluit over gaten per reeks, onderbouwd met wettelijke eisen.
• Nieuwe regel of reeks klaar voor de jaarwisseling.
• Machtigingen, zodat maar weinigen nummerreeksen mogen wijzigen.

Wie ze mag wijzigen

Geef slechts enkele gebruikers machtigingen om nummerreeksen te wijzigen. Een gewijzigde reeks midden in het jaar kan dubbele nummers of gaten veroorzaken die moeilijk aan de accountant uit te leggen zijn. Maak een vaste procedure waarbij wijzigingen worden afgesproken, gedocumenteerd en in de sandbox getest.

Nummerreeksregels kunnen ook door apps en extensions worden gebruikt. Vraag uw partner voordat u een reeks wijzigt waarvan een aanpassing kan afhangen.

Test en documentatie

Wanneer u een omgeving naar een sandbox kopieert, worden de nummerreeksen meegekopieerd. De reeksen in de sandbox staan los van die in productie, zodat boeken in een test de tellers van productie niet wijzigt.

Gebruik testbedrijven met eigen reeksen, zodat testdocumenten niet met echte kunnen worden verward.

Schrijf een kort overzicht van alle nummerreeksen: code, doel, prefix, bereik en of gaten zijn toegestaan. Bewaar het samen met de rest van de documentatie van de inrichting.

Het overzicht is nuttig bij een audit, wanneer een nieuwe medewerker het systeem moet leren en wanneer een consultant een boeking moet onderzoeken die stopt.

Hulp bij de inrichting

Addverk is een nieuw Business Central-bedrijf. Wilt u de inrichting met ons bespreken, schrijf ons dan.