Nummerserier: sett dem riktig opp fra start

Nummerserier styrer hvordan bilag og stamdata nummereres i Business Central. De blir ofte satt opp i siste liten og endret etterpå, noe som kan gi hull, duplikater eller uventede numre. Artikkelen gjennomgår hvordan nummerseriene henger sammen, hva du må bestemme for dokumenter og stamdata, og hva du gjør ved årsskiftet. Det er en sjekkliste til slutt. Den er skrevet til både økonomi og IT.

Kode, linjer og dokumenter

En nummerserie består av en kode og minst én linje. Linjen angir startnummer, sluttnummer og startdato. Du kan ha flere linjer per nummerserie med ulik startdato, slik at en ny linje overtar når datoen nås.

Du kan også sette et varselnummer, slik at brukeren får beskjed før serien går tom. Det er en billig måte å unngå stopp midt i faktureringen.

For bilag som salgsfakturaer og kreditnotaer er det ofte lovkrav om fortløpende nummerering. Sjekk revisors krav og gjeldende regler hos skattemyndighetene og relevante myndigheter der dere hører hjemme, før du velger noe annet enn fortløpende serier.

Mange velger egne serier for hver dokumenttype, gjerne med et prefiks som viser type eller år. Bokførte bilag kan ha egne serier, slik at ordrenummer og fakturanummer ikke forveksles.

Stamdata

Kunder, leverandører og varer får numre fra nummerserier, men her er kravet sjeldnere fortløpende. Velg om numrene skal være meningsløse, eller om de skal inneholde informasjon. Meningsløse numre er lettere å holde stabile.

Hvis det migreres data fra et annet system, må du bestemme om de gamle numrene beholdes eller får nye. Beholdes de, må nummerserien starte over det høyeste gamle nummeret.

Hull, årsskifte og sjekkliste

Microsoft Learn beskriver en innstilling på nummerserielinjer som tillater hull. Den bruker nummersekvenser i bakgrunnen og kan gi bedre ytelse, fordi det ikke låses. Bruk den bare der det ikke er krav om fortløpende numre. Les veiledningen om å opprette nummerserier for detaljene.

Fortløpende serier kan blokkere når mange bokfører samtidig. Det er prisen for ubrutt rekkefølge.

Hvis serien deres har år i prefikset, må dere bruke en ny linje eller ny serie for det nye året. Sett den opp i god tid, og test i sandbox at første bilag i det nye året får riktig nummer.

Sjekk også regnskapsår og perioder, slik at bokføringsdatoene er tillatt.

Bruk listen når du setter opp nummerserier for første gang.

Én serie per dokumenttype, med tydelige prefikser.
Startnummer over eventuelle migrerte numre.
Varselnummer og sluttnummer med god margin.
Beslutning om hull per serie, begrunnet i lovkrav.
Ny linje eller serie klar til årsskiftet.
Tillatelser, slik at bare få kan endre nummerserier.

Hvem får endre dem

Gi bare få brukere tillatelse til å endre nummerserier. En endret serie midt i året kan skape duplikater eller hull som er vanskelige å forklare for revisor. Lag en fast prosedyre der endringer avtales, dokumenteres og testes i sandbox.

Nummerserielinjer kan også brukes av apper og utvidelser. Spør partneren deres før dere endrer en serie som en tilpasning kan avhenge av.

Test og dokumentasjon

Når du kopierer et miljø til sandbox, kopieres nummerseriene med. Seriene i sandboxen er adskilt fra produksjonens, slik at bokføring i en test ikke endrer produksjonens tellere.

Bruk testselskaper med egne serier, slik at testbilag ikke kan forveksles med ekte.

Skriv en kort oversikt over alle nummerserier: kode, formål, prefiks, intervall og om hull er tillatt. Ta vare på den sammen med resten av oppsettsdokumentasjonen.

Oversikten er nyttig ved revisjon, når en ny medarbeider skal lære systemet, og når en konsulent skal feilsøke en bokføring som stopper.

Hjelp til oppsett

Addverk er et nytt Business Central-hus. Skriv til oss hvis dere vil ha hjelp til oppsettet.