Nummernserien: von Anfang an richtig einrichten

Nummernserien steuern, wie Belege und Stammdaten in Business Central nummeriert werden. Sie werden oft in letzter Minute eingerichtet und danach geändert, was zu Lücken, Dubletten oder unerwarteten Nummern führen kann. Der Artikel geht durch, wie Nummernserien zusammenhängen, was Sie für Belege und Stammdaten entscheiden müssen und was Sie zum Jahreswechsel tun sollten. Am Ende steht eine Checkliste. Er richtet sich sowohl an Finanzen als auch an IT.

Code, Zeilen und Belege

Eine Nummernserie besteht aus einem Code und mindestens einer Zeile. Die Zeile legt Startnummer, Endnummer und Startdatum fest. Sie können je Nummernserie mehrere Zeilen mit unterschiedlichem Startdatum haben, sodass eine neue Zeile übernimmt, wenn das Datum erreicht ist.

Sie können auch eine Warnnummer setzen, damit der Benutzer eine Meldung erhält, bevor die Serie ausläuft. Das ist eine günstige Möglichkeit, einen Stopp mitten in der Fakturierung zu vermeiden.

Für Belege wie Verkaufsrechnungen und Gutschriften gibt es oft gesetzliche Vorgaben zur fortlaufenden Nummerierung. Prüfen Sie die Anforderungen Ihres Abschlussprüfers und die geltenden Regeln Ihrer örtlichen Steuer- und Registerbehörden, bevor Sie etwas anderes als fortlaufende Serien wählen.

Viele wählen eigene Serien für jeden Belegtyp und gern ein Präfix, das Typ oder Jahr zeigt. Gebuchte Belege können eigene Serien haben, damit Auftragsnummer und Rechnungsnummer nicht verwechselt werden.

Stammdaten

Debitoren, Kreditoren und Artikel erhalten Nummern aus Nummernserien, aber hier ist die Anforderung seltener fortlaufend. Entscheiden Sie, ob die Nummern bedeutungslos sein sollen oder Information enthalten. Bedeutungslose Nummern lassen sich leichter stabil halten.

Wenn Daten aus einem anderen System migriert werden, müssen Sie entscheiden, ob die alten Nummern erhalten bleiben oder neue bekommen. Bleiben sie erhalten, muss die Nummernserie oberhalb der höchsten alten Nummer beginnen.

Lücken, Jahreswechsel und Checkliste

Microsoft Learn beschreibt eine Einstellung auf Nummernserienzeilen, die Lücken zulässt. Sie nutzt im Hintergrund Nummernsequenzen und kann eine bessere Leistung ergeben, weil nicht gesperrt wird. Verwenden Sie sie nur dort, wo keine Pflicht zu fortlaufenden Nummern besteht. Lesen Sie die Anleitung zum Anlegen von Nummernserien für die Details.

Fortlaufende Serien können blockieren, wenn viele gleichzeitig buchen. Das ist der Preis für eine lückenlose Reihenfolge.

Wenn Ihre Serie das Jahr im Präfix hat, brauchen Sie für das neue Jahr eine neue Zeile oder eine neue Serie. Richten Sie sie rechtzeitig ein und testen Sie in der Sandbox, dass der erste Beleg im neuen Jahr die richtige Nummer erhält.

Prüfen Sie auch Geschäftsjahre und Perioden, damit Buchungsdaten zulässig sind.

Nutzen Sie die Liste, wenn Sie Nummernserien zum ersten Mal einrichten.

Eine Serie je Belegtyp, mit klaren Präfixen.
Startnummer oberhalb eventuell migrierter Nummern.
Warnnummer und Endnummer mit reichlich Luft.
Entscheidung über Lücken je Serie, begründet mit gesetzlichen Anforderungen.
Neue Zeile oder Serie für den Jahreswechsel bereit.
Berechtigungen, sodass nur wenige Nummernserien ändern dürfen.

Wer sie ändern darf

Geben Sie nur wenigen Benutzern Berechtigungen, Nummernserien zu ändern. Eine mitten im Jahr geänderte Serie kann Dubletten oder Lücken erzeugen, die dem Abschlussprüfer schwer zu erklären sind. Legen Sie ein festes Verfahren fest, in dem Änderungen vereinbart, dokumentiert und in der Sandbox getestet werden.

Nummernserienzeilen können auch von Apps und Erweiterungen verwendet werden. Fragen Sie Ihren Partner, bevor Sie eine Serie ändern, von der eine Anpassung abhängen kann.

Test und Dokumentation

Wenn Sie eine Umgebung in eine Sandbox kopieren, werden die Nummernserien mitkopiert. Die Serien in der Sandbox sind von denen der Produktion getrennt, sodass eine Buchung in einem Test die Zähler der Produktion nicht ändert.

Verwenden Sie Testmandanten mit eigenen Serien, damit Testbelege nicht mit echten verwechselt werden können.

Schreiben Sie eine kurze Übersicht aller Nummernserien: Code, Zweck, Präfix, Bereich und ob Lücken zulässig sind. Bewahren Sie sie zusammen mit der übrigen Einrichtungsdokumentation auf.

Die Übersicht ist nützlich bei Prüfungen, wenn ein neuer Mitarbeiter das System lernen soll und wenn ein Berater eine Buchung analysieren muss, die stoppt.

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