Nummerserier: sæt dem rigtigt op fra start

Nummerserier styrer, hvordan bilag og stamdata nummereres i Business Central. De bliver ofte sat op i sidste øjeblik og ændret bagefter, hvilket kan give huller, dubletter eller uventede numre. Artiklen gennemgår, hvordan nummerserier hænger sammen, hvad du skal beslutte for dokumenter og stamdata, og hvad du skal gøre ved årsskifte. Der er en tjekliste til sidst. Den er skrevet til både finans og it.

Kode, linjer og dokumenter

En nummerserie består af en kode og mindst én linje. Linjen angiver startnummer, slutnummer og startdato. Du kan have flere linjer pr. nummerserie med forskellig startdato, så en ny linje overtager, når datoen nås.

Du kan også sætte et advarselsnummer, så brugeren får besked, inden serien løber tør. Det er en billig måde at undgå stop midt i fakturering.

For bilag som salgsfakturaer og kreditnotaer er der ofte lovkrav om fortløbende nummerering. Tjek jeres revisors krav og gældende regler hos Skattestyrelsen og Erhvervsstyrelsen, før du vælger andet end fortløbende serier.

Mange vælger særskilte serier til hver dokumenttype og gerne et præfiks, som viser type eller år. Bogførte bilag kan have egne serier, så ordrenummer og fakturanummer ikke forveksles.

Stamdata

Kunder, leverandører og varer får numre fra nummerserier, men her er kravet sjældnere fortløbende. Vælg, om numrene skal være meningsløse, eller om de skal rumme information. Meningsløse numre er lettere at holde stabile.

Hvis der migreres data fra et andet system, skal du beslutte, om de gamle numre bevares eller får nye. Bevares de, skal nummerserien starte over det højeste gamle nummer.

Huller, årsskifte og tjekliste

Microsoft Learn beskriver en indstilling på nummerserielinjer, som tillader huller. Den bruger nummersekvenser bag kulissen og kan give bedre ydelse, fordi der ikke låses. Brug den kun, hvor der ikke er krav om fortløbende numre. Læs vejledningen om at oprette nummerserier for detaljerne.

Fortløbende serier kan blokere, når mange bogfører samtidig. Det er prisen for ubrudt rækkefølge.

Hvis jeres serie har år i præfikset, skal I bruge en ny linje eller ny serie til det nye år. Sæt den op i god tid, og test i sandbox, at første bilag i det nye år får det rigtige nummer.

Tjek også regnskabsår og perioder, så bogføringsdatoer er tilladt.

Brug listen, når du opsætter nummerserier første gang.

Én serie pr. dokumenttype, med klare præfikser.
Startnummer over eventuelle migrerede numre.
Advarselsnummer og slutnummer med rigeligt luft.
Beslutning om huller pr. serie, begrundet i lovkrav.
Ny linje eller serie klar til årsskifte.
Rettigheder, så kun få må ændre nummerserier.

Hvem må ændre dem

Giv kun få brugere rettigheder til at ændre nummerserier. En ændret serie midt i året kan skabe dubletter eller huller, som er svære at forklare for revisor. Lav en fast procedure, hvor ændringer aftales, dokumenteres og testes i sandbox.

Nummerserielinjer kan også bruges af apps og udvidelser. Spørg jeres partner, før I ændrer en serie, som en tilpasning kan afhænge af.

Test og dokumentation

Når du kopierer et miljø til sandbox, kopieres nummerserierne med. Serierne i sandboxen er adskilt fra produktionens, så bogføring i en test ændrer ikke produktionens tællere.

Brug testfirmaer med egne serier, så testbilag ikke kan forveksles med rigtige.

Skriv en kort oversigt over alle nummerserier: kode, formål, præfiks, interval og om huller er tilladt. Gem den sammen med resten af opsætningsdokumentationen.

Oversigten er nyttig ved revision, når en ny medarbejder skal lære systemet, og når en konsulent skal fejlfinde en bogføring, der stopper.

Hjælp til opsætning

Addverk er et nyt Business Central-hus. Se vores implementeringsydelse, hvis I vil have hjælp til opsætningen.