När bilagan inte följer med till den bokförda fakturan

En leverantörsfaktura som PDF är bifogad inköpsordern, men efteråt hittar bokföraren den inte på den bokförda fakturan. Det är irriterande vid revision och vid frågor från leverantören. Artikeln går igenom vad Microsoft Learn skriver om att bifogade filer följer med dokumentet, vilka undantag som finns och var man hittar bilagorna efteråt. Du får också en checklista så att bilagor inte går förlorade.

Vad standard lovar och undantagen

På de flesta listor, kort och dokument kan man bifoga filer, länkar och anteckningar på fliken Attachments i faktarutan. Microsoft Learn skriver att de stannar kvar på kortet eller dokumentet medan det bearbetas vidare, till exempel från en pågående försäljningsorder till en bokförd försäljningsfaktura.

Huvudregeln är alltså att bilagan följer med. Problemen uppstår i undantagen.

Delleverans och delfakturering. När en sälj- eller inköpsorder levereras och faktureras delvis knyts bilagan bara till den sista fakturan på ordern.
Periodisering. Vid fakturering av periodiseringar hänger bilagan på redovisningsposterna för dokumentet, men inte på periodiseringsposterna.
Borttagning. Tas en order bort innan den är fakturerad tas bilagan också bort.
Filer på rader. Filer som är kopplade till rader på dokument visas inte på fliken Attachments.
Inkommande dokument. Filer som bifogas via funktionen Incoming Documents visas inte heller på den fliken.

Hämta bilaga från inköpsorder till inköpsfaktura

Om ni skapar inköpsfakturan utifrån mottagningar med åtgärden Get Receipt Lines läggs bilagan på den kopplade inköpsordern enligt Learn till på fakturan. Det är en bra anledning att lägga leverantörens PDF på ordern om ni följer den processen.

Samma logik gäller inte alla processer. Skapar ni fakturan direkt utan mottagning finns det ingen order att hämta bilagan från, och då måste den läggas på fakturan från början.

Incoming Documents som alternativ

Funktionen Incoming Documents är byggd för dokument som kommer utifrån. Enligt Learn kan filerna knytas till köp- och säljdokument i alla statusar, även till de poster som uppstår vid bokföring: kund-, leverantörs- och redovisningsposter. Du kan se bilagorna från dokumentet eller posten efteråt och du kan hitta redovisningsposter utan inkommande dokument från kontoplanen.

Det gör Incoming Documents till det starkaste valet om revisorn frågar efter underlag till enskilda bokningar. Däremot måste medarbetarna använda det konsekvent.

Kom ihåg att bilagorna på fliken Attachments och i Incoming Documents är två olika ställen. Söker du bara på det ena kan du tro att bilagan saknas.

Varför det går fel, och en checklista

Felet uppstår typiskt för att bilagan har lagts på fel ställe: på en rad, i en anteckning eller i en mapp på en gemensam enhet som inte är kopplad till posten. Eller för att ordern är delvis fakturerad och man letar efter bilagan på den första fakturan i stället för den sista.

Gör därför en enda person ansvarig för regeln och skriv ner den. Gå igenom den när nya medarbetare börjar.

Välj ett ställe för bilagor: fliken Attachments eller Incoming Documents, inte båda.
Bifoga på dokumentet, inte på raden, om bilagan ska kunna hittas efteråt.
Använd åtgärden Attach as PDF för att spara ett dokuments innehåll vid ett visst steg, till exempel före ett godkännande.
Kontrollera en delvis levererad order särskilt, så att ni vet vilken faktura som har bilagan.
Gör ett stickprov varje månad: öppna fem bokförda fakturor och se om bilagan finns där.

Idén

Idén Attachment Carry-Over finns på vår lista över möjliga appar. Den motsvarar en idé om att låta bifogade filer följa med till den bokförda inköpsfakturan, som har ungefär 151 röster på Microsofts idéportal. Det är en idé vi överväger och inget man kan ladda ner eller köpa i dag.