Wenn der Beleg nicht zur gebuchten Rechnung mitkommt

Eine Lieferantenrechnung als PDF hängt an der Einkaufsbestellung, aber danach findet die Buchhaltung sie an der gebuchten Rechnung nicht. Das ist lästig bei der Prüfung und bei Rückfragen des Lieferanten. Der Artikel geht durch, was Microsoft Learn dazu schreibt, dass Anhänge dem Beleg folgen, welche Ausnahmen es gibt und wo Sie die Belege später finden. Dazu gibt es eine Checkliste, damit keine Belege verloren gehen.

Was der Standard verspricht, und die Ausnahmen

Bei den meisten Listen, Karten und Belegen lassen sich Dateien, Links und Notizen auf der Registerkarte Anlagen (Attachments) im Infofeld anhängen. Microsoft Learn schreibt, dass sie an der Karte oder dem Beleg bleiben, während dieser weiterverarbeitet wird, zum Beispiel von einem laufenden Verkaufsauftrag zu einer gebuchten Verkaufsrechnung.

Die Hauptregel lautet also: Der Beleg kommt mit. Die Probleme entstehen bei den Ausnahmen.

Teillieferung und Teilfakturierung. Wird ein Verkaufs- oder Einkaufsauftrag teilweise geliefert und fakturiert, wird der Anhang nur mit der letzten Rechnung des Auftrags verknüpft.
Abgrenzung. Bei der Fakturierung von Abgrenzungen hängt der Anhang an den Sachposten des Belegs, aber nicht an den Abgrenzungsposten.
Löschen. Wird ein Auftrag gelöscht, bevor er fakturiert ist, wird auch der Anhang entfernt.
Dateien auf Zeilen. Dateien, die mit Zeilen von Belegen verknüpft sind, erscheinen nicht auf der Registerkarte Anlagen.
Eingehende Belege. Dateien, die über die Funktion Incoming Documents angehängt wurden, erscheinen ebenfalls nicht auf dieser Registerkarte.

Belege von der Einkaufsbestellung zur Einkaufsrechnung holen

Legen Sie die Einkaufsrechnung aus Wareneingängen mit der Aktion Get Receipt Lines an, wird der Anhang an der zugehörigen Einkaufsbestellung laut Learn der Rechnung hinzugefügt. Das ist ein guter Grund, die PDF des Lieferanten an der Bestellung abzulegen, wenn Sie diesem Prozess folgen.

Dieselbe Logik gilt nicht für alle Prozesse. Legen Sie die Rechnung direkt ohne Wareneingang an, gibt es keine Bestellung, aus der der Beleg geholt werden kann, und er muss von Anfang an an der Rechnung abgelegt werden.

Incoming Documents als Alternative

Die Funktion Incoming Documents ist für Belege gedacht, die von außen kommen. Laut Learn können die Dateien mit Einkaufs- und Verkaufsbelegen in allen Status verknüpft werden, auch mit den Posten, die beim Buchen entstehen: Debitoren-, Kreditoren- und Sachposten. Sie können die Belege später vom Beleg oder vom Posten aus sehen, und Sachposten ohne eingehenden Beleg lassen sich aus dem Kontenplan finden.

Das macht Incoming Documents zur stärksten Wahl, wenn der Wirtschaftsprüfer nach Belegen zu einzelnen Buchungen fragt. Dafür müssen die Mitarbeiter es konsequent nutzen.

Beachten Sie, dass die Belege auf der Registerkarte Anlagen und in Incoming Documents an zwei verschiedenen Stellen liegen. Wer nur an einer Stelle sucht, kann glauben, dass der Beleg fehlt.

Warum es schiefgeht, und eine Checkliste

Der Fehler entsteht typischerweise, weil der Beleg an der falschen Stelle abgelegt wurde: an einer Zeile, in einer Notiz oder in einem Ordner auf einem Laufwerk, der nicht mit dem Posten verknüpft ist. Oder weil der Auftrag teilfakturiert ist und man den Beleg an der ersten Rechnung statt an der letzten sucht.

Machen Sie deshalb eine einzelne Person für die Regel verantwortlich und schreiben Sie sie auf. Gehen Sie sie durch, wenn neue Mitarbeiter anfangen.

Wählen Sie eine Stelle für Belege: die Registerkarte Anlagen oder Incoming Documents, nicht beide.
Hängen Sie am Beleg an, nicht an der Zeile, wenn der Beleg später auffindbar sein soll.
Nutzen Sie die Aktion Attach as PDF, um den Inhalt eines Belegs in einem bestimmten Schritt zu speichern, zum Beispiel vor einer Genehmigung.
Prüfen Sie einen teilgelieferten Auftrag gesondert, damit Sie wissen, welche Rechnung den Beleg hat.
Machen Sie jeden Monat eine Stichprobe: Öffnen Sie fünf gebuchte Rechnungen und sehen Sie nach, ob der Beleg da ist.

Die Idee

Die Idee Attachment Carry-Over steht auf unserer Liste möglicher Apps. Sie entspricht einer Idee, Anhänge zur gebuchten Einkaufsrechnung mitlaufen zu lassen, die im Ideenportal von Microsoft rund 151 Stimmen hat. Es ist eine Idee, die wir prüfen, und nichts, was man heute herunterladen oder kaufen kann.