Når bilaget ikke følger med til den bogførte faktura

En leverandørfaktura som PDF er vedhæftet købsordren, men bagefter kan bogholderen ikke finde den på den bogførte faktura. Det er irriterende ved revision og ved spørgsmål fra leverandøren. Artiklen gennemgår, hvad Microsoft Learn skriver om, at vedhæftede filer følger dokumentet, hvilke undtagelser der er, og hvor man finder bilagene bagefter. Du får også en tjekliste, så bilag ikke går tabt.

Hvad standard lover, og undtagelserne

På de fleste lister, kort og dokumenter kan man vedhæfte filer, links og noter på fanen Vedhæftede filer i faktaboksen. Microsoft Learn skriver, at de forbliver på kortet eller dokumentet, mens det behandles videre, for eksempel fra en igangværende salgsordre til en bogført salgsfaktura.

Så hovedreglen er, at bilaget følger med. Problemerne opstår i undtagelserne.

Delvis levering og fakturering. Når en salgs- eller indkøbsordre delvist leveres og faktureres, bliver vedhæftningen kun knyttet til den sidste faktura på ordren.
Periodisering. Ved fakturering af periodiseringer hænger vedhæftningen på finansposterne for dokumentet, men ikke på periodiseringsposterne.
Sletning. Slettes en ordre, før den er faktureret, fjernes vedhæftningen også.
Filer på linjer. Filer, der er knyttet til linjer på dokumenter, vises ikke på fanen Vedhæftede filer.
Indgående bilag. Filer vedhæftet via funktionen Indgående bilag vises heller ikke på den fane.

Hent bilag fra købsordre til købsfaktura

Hvis I opretter købsfakturaen ud fra modtagelser med handlingen Hent modtagelseslinjer, bliver vedhæftningen på den tilknyttede købsordre ifølge Learn føjet til fakturaen. Det er en god grund til at lægge leverandørens PDF på ordren, hvis I følger den proces.

Samme logik gælder ikke alle processer. Opretter I fakturaen direkte uden modtagelse, er der ingen ordre at hente bilaget fra, og så skal det lægges på fakturaen fra starten.

Indgående bilag som alternativ

Funktionen Indgående bilag er bygget til bilag, der kommer udefra. Ifølge Learn kan filerne knyttes til købs- og salgsdokumenter i alle statusser, også til de poster, der opstår ved bogføring: debitor-, kreditor- og finansposter. Du kan se bilagene fra dokumentet eller posten bagefter, og du kan finde finansposter uden indgående bilag fra kontoplanen.

Det gør indgående bilag til det stærkeste valg, hvis revisor spørger efter bilag til enkelte posteringer. Til gengæld skal medarbejderne bruge det konsekvent.

Husk, at bilagene på fanen Vedhæftede filer og i Indgående bilag er to forskellige steder. Søger du kun det ene, kan du tro, at bilaget mangler.

Hvorfor det går galt, og en tjekliste

Fejlen opstår typisk, fordi bilaget er lagt det forkerte sted: på en linje, i en note eller i en mappe på en fællesdrev, som ikke er koblet til posten. Eller fordi ordren er delvist faktureret, og man leder efter bilaget på den første faktura i stedet for den sidste.

Gør derfor en enkelt person ansvarlig for reglen, og skriv den ned. Gennemgå den, når nye medarbejdere starter.

Vælg ét sted til bilag: fanen Vedhæftede filer eller Indgående bilag, ikke begge.
Vedhæft på dokumentet, ikke på linjen, hvis bilaget skal kunne findes bagefter.
Brug handlingen Vedhæft som PDF til at gemme et dokuments indhold på et givet trin, for eksempel før en godkendelse.
Tjek en delvist leveret ordre særskilt, så I ved, hvilken faktura der har bilaget.
Lav en stikprøve hver måned: åbn fem bogførte fakturaer og se, om bilaget er der.

Idéen

Idéen Attachment Carry-Over står på vores liste over mulige apps. Den svarer til en idé om at lade vedhæftede filer følge med til bogført købsfaktura, som har cirka 151 stemmer på Microsofts idéportal. Det er en idé, vi overvejer, og ikke noget, man kan hente eller købe i dag.