Gdy załącznik nie przechodzi na zaksięgowaną fakturę

Faktura dostawcy w PDF jest dołączona do zamówienia zakupu, ale potem księgowy nie może jej znaleźć na zaksięgowanej fakturze. To uciążliwe przy audycie i przy pytaniach od dostawcy. Artykuł omawia, co Microsoft Learn pisze o tym, że załączniki podążają za dokumentem, jakie są wyjątki i gdzie później znaleźć dokumenty. Dostajesz też listę kontrolną, żeby załączniki nie ginęły.

Co obiecuje standard i jakie są wyjątki

Na większości list, kart i dokumentów można dołączać pliki, linki i notatki na karcie Attachments w panelu FactBox. Microsoft Learn pisze, że pozostają one na karcie lub dokumencie, gdy jest dalej przetwarzany, na przykład z trwającego zamówienia sprzedaży do zaksięgowanej faktury sprzedaży.

Zasada główna jest więc taka, że załącznik podąża za dokumentem. Problemy pojawiają się w wyjątkach.

Częściowa dostawa i fakturowanie. Gdy zamówienie sprzedaży lub zakupu jest częściowo dostarczane i fakturowane, załącznik jest powiązany tylko z ostatnią fakturą na zamówieniu.
Rozliczenia międzyokresowe. Przy fakturowaniu rozliczeń międzyokresowych załącznik wisi na zapisach księgi głównej dokumentu, ale nie na zapisach rozliczeń.
Usuwanie. Jeśli zamówienie zostanie usunięte przed zafakturowaniem, usuwany jest też załącznik.
Pliki na liniach. Pliki powiązane z liniami dokumentów nie są pokazywane na karcie Attachments.
Dokumenty przychodzące. Pliki dołączone funkcją Incoming Documents również nie są pokazywane na tej karcie.

Pobieranie załączników z zamówienia zakupu do faktury zakupu

Jeśli tworzycie fakturę zakupu z przyjęć akcją Get Receipt Lines, załącznik na powiązanym zamówieniu zakupu jest według Learn dodawany do faktury. To dobry powód, żeby umieszczać PDF dostawcy na zamówieniu, jeśli stosujecie ten proces.

Ta sama logika nie dotyczy wszystkich procesów. Jeśli tworzycie fakturę bezpośrednio, bez przyjęcia, nie ma zamówienia, z którego można pobrać załącznik, i trzeba go dołączyć do faktury od początku.

Incoming Documents jako alternatywa

Funkcja Incoming Documents jest zbudowana dla dokumentów przychodzących z zewnątrz. Według Learn pliki można powiązać z dokumentami zakupu i sprzedaży w każdym statusie, także z zapisami powstającymi przy księgowaniu: zapisami klientów, dostawców i księgi głównej. Dokumenty można później zobaczyć z dokumentu lub zapisu, a zapisy księgi głównej bez dokumentu przychodzącego można znaleźć z planu kont.

To czyni Incoming Documents najmocniejszym wyborem, jeśli biegły rewident pyta o dokumenty do poszczególnych księgowań. Za to pracownicy muszą z niego korzystać konsekwentnie.

Pamiętaj, że dokumenty na karcie Attachments i w Incoming Documents to dwa różne miejsca. Jeśli szukasz tylko w jednym, możesz uznać, że dokumentu brakuje.

Dlaczego to się nie udaje i lista kontrolna

Błąd zwykle bierze się stąd, że dokument został umieszczony w niewłaściwym miejscu: na linii, w notatce albo w folderze na dysku współdzielonym, który nie jest powiązany z zapisem. Albo stąd, że zamówienie jest częściowo zafakturowane i szuka się załącznika na pierwszej fakturze zamiast na ostatniej.

Wyznaczcie więc jedną osobę odpowiedzialną za zasadę i zapiszcie ją. Przeglądajcie ją, gdy zaczynają pracę nowi pracownicy.

Wybierz jedno miejsce na dokumenty: kartę Attachments albo Incoming Documents, nie oba.
Dołączaj do dokumentu, a nie do linii, jeśli załącznik ma być później możliwy do znalezienia.
Użyj akcji Attach as PDF, żeby zachować treść dokumentu na danym etapie, na przykład przed zatwierdzeniem.
Sprawdzaj osobno częściowo dostarczone zamówienie, żeby wiedzieć, która faktura ma załącznik.
Rób co miesiąc próbę: otwórz pięć zaksięgowanych faktur i zobacz, czy jest na nich załącznik.

Pomysł

Pomysł Attachment Carry-Over jest na naszej liście możliwych aplikacji. Odpowiada pomysłowi, by załączniki przechodziły na zaksięgowaną fakturę zakupu, który ma około 151 głosów na portalu pomysłów Microsoftu. To pomysł, który rozważamy, i nie jest jeszcze dostępny.