Wanneer de bijlage niet meegaat naar de geboekte factuur

Wat standaard belooft en de uitzonderingen

Op de meeste lijsten, kaarten en documenten kunt u bestanden, links en notities toevoegen op het tabblad Attachments in het FactBox. Microsoft Learn schrijft dat ze op de kaart of het document blijven terwijl het verder wordt verwerkt, bijvoorbeeld van een lopende verkooporder naar een geboekte verkoopfactuur.

De hoofdregel is dus dat de bijlage meegaat. De problemen ontstaan bij de uitzonderingen.

• Gedeeltelijke levering en facturering. Wanneer een verkoop- of inkooporder gedeeltelijk wordt geleverd en gefactureerd, wordt de bijlage alleen gekoppeld aan de laatste factuur van de order.
• Overlopende posten (deferrals). Bij het factureren van deferrals hangt de bijlage aan de grootboekposten van het document, maar niet aan de deferralposten.
• Verwijderen. Wordt een order verwijderd voordat hij is gefactureerd, dan verdwijnt ook de bijlage.
• Bestanden op regels. Bestanden die aan regels op documenten zijn gekoppeld, worden niet getoond op het tabblad Attachments.
• Inkomende documenten. Bestanden die via de functie Incoming Documents zijn gekoppeld, worden ook niet op dat tabblad getoond.

Bijlage van inkooporder naar inkoopfactuur halen

Maakt u de inkoopfactuur aan vanuit ontvangsten met de actie Get Receipt Lines, dan wordt de bijlage op de gekoppelde inkooporder volgens Learn aan de factuur toegevoegd. Dat is een goede reden om de pdf van de leverancier op de order te zetten, als u dat proces volgt.

Dezelfde logica geldt niet voor elk proces. Maakt u de factuur direct aan zonder ontvangst, dan is er geen order om de bijlage van op te halen en moet de bijlage vanaf het begin op de factuur worden gezet.

Incoming Documents als alternatief

De functie Incoming Documents is gebouwd voor documenten die van buiten komen. Volgens Learn kunnen de bestanden worden gekoppeld aan inkoop- en verkoopdocumenten in alle statussen, ook aan de posten die bij het boeken ontstaan: debiteuren-, crediteuren- en grootboekposten. U kunt de documenten achteraf vanuit het document of de post bekijken en u kunt grootboekposten zonder inkomend document vinden vanuit het rekeningschema.

Dat maakt Incoming Documents de sterkste keuze als de accountant om bewijsstukken voor afzonderlijke boekingen vraagt. Daar staat tegenover dat medewerkers het consequent moeten gebruiken.

Bedenk dat de bijlagen op het tabblad Attachments en in Incoming Documents twee verschillende plekken zijn. Zoekt u maar op één van beide, dan kunt u denken dat de bijlage ontbreekt.

Waarom het misgaat en een checklist

De fout ontstaat meestal doordat de bijlage op de verkeerde plek is gezet: op een regel, in een notitie of in een map op een gedeelde schijf die niet aan de boeking is gekoppeld. Of doordat de order gedeeltelijk is gefactureerd en men de bijlage op de eerste factuur zoekt in plaats van op de laatste.

Maak daarom één persoon verantwoordelijk voor de regel en schrijf die op. Neem hem door wanneer nieuwe medewerkers beginnen.

• Kies één plek voor bijlagen: het tabblad Attachments of Incoming Documents, niet beide.
• Voeg de bijlage toe aan het document, niet aan de regel, als ze achteraf te vinden moet zijn.
• Gebruik de actie Attach as PDF om de inhoud van een document op een bepaalde stap vast te leggen, bijvoorbeeld vóór een goedkeuring.
• Controleer een gedeeltelijk geleverde order apart, zodat u weet welke factuur de bijlage heeft.
• Doe elke maand een steekproef: open vijf geboekte facturen en kijk of de bijlage er is.

Het idee

Het idee Attachment Carry-Over staat op onze lijst met mogelijke apps. Het komt overeen met een idee om bijgevoegde bestanden mee te laten gaan naar de geboekte inkoopfactuur, dat ongeveer 151 stemmen heeft op het ideeënportaal van Microsoft. Het is een idee dat we overwegen en niets wat u vandaag kunt downloaden of kopen.