Når bilaget ikke følger med til den bokførte fakturaen

En leverandørfaktura som PDF er vedlagt innkjøpsordren, men etterpå finner ikke bokholderen den på den bokførte fakturaen. Det er irriterende ved revisjon og ved spørsmål fra leverandøren. Artikkelen går gjennom hva Microsoft Learn skriver om at vedlagte filer følger dokumentet, hvilke unntak som finnes, og hvor man finner bilagene i etterkant. Du får også en sjekkliste, slik at bilag ikke går tapt.

Hva standard lover, og unntakene

På de fleste lister, kort og dokumenter kan man legge ved filer, lenker og notater på fanen Attachments i FactBox. Microsoft Learn skriver at de blir værende på kortet eller dokumentet mens det behandles videre, for eksempel fra en pågående salgsordre til en bokført salgsfaktura.

Hovedregelen er altså at bilaget følger med. Problemene oppstår i unntakene.

Delvis levering og fakturering. Når en salgs- eller innkjøpsordre delvis leveres og faktureres, blir vedlegget bare knyttet til den siste fakturaen på ordren.
Periodisering. Ved fakturering av periodiseringer henger vedlegget på finanspostene for dokumentet, men ikke på periodiseringspostene.
Sletting. Slettes en ordre før den er fakturert, fjernes vedlegget også.
Filer på linjer. Filer som er knyttet til linjer på dokumenter, vises ikke på fanen Attachments.
Innkommende bilag. Filer lagt ved via funksjonen Incoming Documents vises heller ikke på den fanen.

Hent bilag fra innkjøpsordre til innkjøpsfaktura

Hvis dere oppretter innkjøpsfakturaen ut fra mottak med handlingen Get Receipt Lines, blir vedlegget på den tilknyttede innkjøpsordren ifølge Learn lagt til fakturaen. Det er en god grunn til å legge leverandørens PDF på ordren hvis dere følger den prosessen.

Den samme logikken gjelder ikke alle prosesser. Oppretter dere fakturaen direkte uten mottak, finnes det ingen ordre å hente bilaget fra, og da må det legges på fakturaen fra starten.

Incoming Documents som alternativ

Funksjonen Incoming Documents er bygget for bilag som kommer utenfra. Ifølge Learn kan filene knyttes til kjøps- og salgsdokumenter i alle statuser, også til postene som oppstår ved bokføring: debitor-, kreditor- og finansposter. Du kan se bilagene fra dokumentet eller posten i etterkant, og du kan finne finansposter uten innkommende bilag fra Chart of Accounts.

Det gjør Incoming Documents til det sterkeste valget hvis revisor spør etter bilag til enkeltposteringer. Til gjengjeld må medarbeiderne bruke det konsekvent.

Husk at bilagene på fanen Attachments og i Incoming Documents er to ulike steder. Søker du bare ett av dem, kan du tro at bilaget mangler.

Hvorfor det går galt, og en sjekkliste

Feilen oppstår typisk fordi bilaget er lagt feil sted: på en linje, i et notat eller i en mappe på et felles nettverksområde som ikke er koblet til posten. Eller fordi ordren er delvis fakturert, og man leter etter bilaget på den første fakturaen i stedet for den siste.

Gjør derfor én person ansvarlig for regelen, og skriv den ned. Gå gjennom den når nye medarbeidere starter.

Velg ett sted for bilag: fanen Attachments eller Incoming Documents, ikke begge.
Legg ved på dokumentet, ikke på linjen, hvis bilaget skal kunne finnes i etterkant.
Bruk handlingen Attach as PDF for å lagre innholdet i et dokument på et gitt trinn, for eksempel før en godkjenning.
Sjekk en delvis levert ordre for seg, slik at dere vet hvilken faktura som har bilaget.
Ta en stikkprøve hver måned: åpne fem bokførte fakturaer og se om bilaget er der.

Ideen

Ideen Attachment Carry-Over står på listen vår over mulige apper. Den svarer til en idé om å la vedlagte filer følge med til bokført innkjøpsfaktura, som har omtrent 151 stemmer på Microsofts ideportal. Det er en idé vi vurderer, og ikke noe man kan laste ned eller kjøpe i dag.