Lagerinventering per ett tidigare datum

Bokslutet ska stängas per sista dagen i förra månaden, men lagerinventeringen gjordes först i dag. Då behöver man ett saldo som inte längre är det aktuella. Här går vi igenom vad Calculate Inventory gör i standard-BC, varför en beräkning bakåt i tiden är svår och vilka lösningar som finns utan att köpa något. Det kan ge både extra arbete och osäkra siffror. Läs den som en checklista.

Vad Calculate Inventory gör

I Phys. Inventory Journal skapar åtgärden Calculate Inventory en rad per artikel med det förväntade antalet. Du kan avgränsa på artiklar, lagerställen, platser och dimensioner, och du kan välja om artiklar utan saldo ska tas med. Fälten för beräknat antal och inräknat antal får samma värde från början, så att du bara behöver ändra de rader där inventeringen avviker.

Microsoft Learn beskriver beräkningen som en ögonblicksbild av artikelposterna när du kör den. Sidan nämner ingen möjlighet att beräkna till ett tidigare datum.

Varför bakåt är svårt

Tumregeln från Learn är att du ska behålla de ursprungligen beräknade raderna och inte räkna om det förväntade lagret, eftersom saldot kan ändras medan inventeringen pågår. Med andra ord ska det förväntade antalet gälla vid inventeringstillfället.

Problemet med ett tidigare datum är att artikelposterna också bär värden och att bokförda ändringar efter datumet kan ha flyttat både antal och kostnad. Idén om att beräkna bakåt i tiden har över 250 röster hos Microsoft (251). Det visar att många saknar den och att standard inte har någon direkt lösning, såvitt vi har kunnat bekräfta.

Det här kan ni göra i standard

Räkna och beräkna samma dag. Kör Calculate Inventory strax före inventeringen och behåll raderna tills ni bokför.
Kör en journalkörning per lagerställe eller artikelgrupp. Learn rekommenderar separata journalkörningar om ni ska skriva ut flera listor.
Bokför inventeringen med det datum som inventeringen faktiskt gäller för. Kontrollera stängda perioder innan ni börjar.
Använd lagervärderapporter och artikelpostöversikten med datumfilter för att se antal per ett tidigare datum. Kontrollera själva att siffrorna stämmer med ert lager innan ni använder dem som saldo.
Spara en Excel-export av saldot på stängningsdagen om ni vet att inventeringen kommer efteråt.

När datumet ändå ligger i det förflutna

Om inventeringen först sker efter periodens slut kan ni räkna och sedan dra bort rörelserna efter datumet. Det är en manuell avstämning: inräknat antal i dag minus poster efter stängningsdatumet ger saldot per datumet. Använd filtret på bokföringsdatum i artikelpostöversikten och spara kalkylbladet som underlag till revisorn.

Bokför sedan eventuella avvikelser och skriv i journalens beskrivning vad siffran är avstämd mot. God spårbarhet är viktigare än tempot när revisorn frågar.

Vad ni bör kontrollera själva

Kontrollera i er egen BC om Calculate Inventory har ett datumfält och vad det gör. Testa i en sandbox-miljö med en kopia av data innan ni använder det vid en stängning. Läs också Microsoft Learn under Count, adjust, and reclassify inventory by using journals.

Så dokumenterar ni inventeringen

Revisorn brukar fråga hur saldot på balansdagen har tagits fram. Spara därför tre saker tillsammans: den utskrivna inventeringslistan, den bokförda journalen och en export av artikelposterna till datumet. Skriv en anteckning om vem som räknade, när och vilken beräkning som ligger bakom. Det tar en halvtimme och sparar långa mejltrådar när bokslutet ska godkännas. Kom också överens i förväg med revisorn om vilken metod ni ska använda om inventeringen ligger efter periodens slut.

Idén på vår lista

Hos Addverk samlar vi idéer till små appar som kan täcka luckor som den här. De är idéer vi överväger och inget man kan ladda ner eller köpa i dag. Listan med de 30 idéerna finns på sidan På gång, och där kan du se vilka som liknar det ni själva saknar.