Voorraadtelling per een eerdere datum

Wat Calculate Inventory doet

In de Phys. Inventory Journal maakt de actie Calculate Inventory per artikel een regel aan met het verwachte aantal. U kunt afbakenen op artikelen, locaties, schappen en dimensies, en u kunt kiezen of artikelen zonder voorraad worden meegenomen. Het veld voor het berekende aantal en het veld voor het getelde aantal krijgen in het begin dezelfde waarde, zodat u alleen de regels corrigeert waar de telling afwijkt.

Microsoft Learn beschrijft de berekening als een momentopname van de artikelposten op het moment dat u hem uitvoert. De pagina noemt geen mogelijkheid om tot een eerdere datum te berekenen.

Waarom terugrekenen lastig is

De nuttige vuistregel uit Learn is dat u de oorspronkelijk berekende regels moet behouden en de verwachte voorraad niet opnieuw moet berekenen, omdat de voorraad kan veranderen terwijl er wordt geteld. Met andere woorden: het verwachte aantal moet gelden op het moment van de telling.

Het probleem bij een eerdere datum is dat artikelposten ook waarden bevatten en dat geboekte wijzigingen na die datum zowel aantal als kostprijs kunnen hebben verschoven. Het idee om terug in de tijd te rekenen heeft meer dan 250 stemmen bij Microsoft (251). Dat laat zien dat veel mensen het missen en dat standaard geen directe oplossing heeft, voor zover wij hebben kunnen bevestigen.

Wat u in standaard kunt doen

• Tel en bereken op dezelfde dag. Voer Calculate Inventory vlak voor de telling uit en bewaar de regels tot u boekt.
• Gebruik één journaalrun per locatie of artikelgroep. Learn raadt aparte journaalruns aan als u meerdere lijsten wilt afdrukken.
• Boek de telling met de datum waarvoor de telling werkelijk geldt. Controleer geblokkeerde perioden voordat u begint.
• Gebruik voorraadwaarderapporten en het overzicht van artikelposten met een datumfilter om het aantal per een eerdere datum te zien. Controleer zelf of de cijfers overeenkomen met uw magazijn voordat u ze als voorraad gebruikt.
• Bewaar op de afsluitdatum een export van de voorraad in Excel als u weet dat de telling pas later komt.

Als de datum toch in het verleden ligt

Als de telling pas na afloop van de periode plaatsvindt, kunt u tellen en daarna de bewegingen na de datum aftrekken. Dat is een handmatige afstemming: het getelde aantal van vandaag min de posten na de afsluitdatum geeft de voorraad per die datum. Gebruik het filter op boekingsdatum in het overzicht van artikelposten en bewaar het werkblad als documentatie voor de accountant.

Boek daarna eventuele afwijkingen en schrijf in de omschrijving van het journaal waaruit het getal is afgestemd. Goede traceerbaarheid is belangrijker dan snelheid wanneer de accountant ernaar vraagt.

Wat u zelf moet controleren

Controleer in uw eigen BC of Calculate Inventory een datumveld heeft en wat dat doet. Test in een sandbox-omgeving met een kopie van de gegevens voordat u het bij een afsluiting gebruikt. Lees ook Microsoft Learn onder het onderwerp over het tellen, aanpassen en herclassificeren van voorraad met journalen.

Zo documenteert u de telling

De accountant zal meestal vragen hoe de voorraad op de balansdatum is vastgesteld. Bewaar daarom drie dingen bij elkaar: de afgedrukte tellijst, het geboekte journaal en een export van de artikelposten tot die datum. Schrijf in een notitie wie er heeft geteld, wanneer en welke berekening erachter zit. Dat kost een half uur en bespaart lange e-mails wanneer de jaarrekening moet worden goedgekeurd. Spreek ook vooraf met de accountant af welke methode u gebruikt als de telling na afloop van de periode ligt.

Het idee op onze lijst

Bij Addverk verzamelen we ideeën voor kleine apps die zulke gaten kunnen dichten. Het zijn ideeën die we overwegen en niets wat u nu kunt downloaden of kopen. De lijst met de 30 ideeën vindt u op de pagina In ontwikkeling, en daar ziet u welke lijken op wat u zelf mist.