Lagertelling per en tidligere dato

Regnskapet skal lukkes per siste måned, men lagertellingen ble først gjort i dag. Da trenger man en beholdning som ikke lenger er den gjeldende. Her går vi gjennom hva Calculate Inventory i standard BC gjør, hvorfor en beregning bakover er vanskelig, og hvilke løsninger som finnes uten å kjøpe noe. Det kan gi både ekstra arbeid og usikre tall. Les den som en sjekkliste.

Hva Calculate Inventory gjør

I den fysiske lagerjournalen (Phys. Inventory Journal) oppretter handlingen Calculate Inventory én linje per vare med forventet antall. Du kan avgrense på varer, lokasjoner, plasseringer og dimensjoner, og du kan velge om varer uten beholdning skal tas med. Feltet for beregnet antall og feltet for talt antall får samme verdi fra start, slik at du bare retter de linjene der tellingen avviker.

Microsoft Learn beskriver beregningen som et øyeblikksbilde av varepostene på det tidspunktet du kjører den. Siden nevner ikke noen mulighet for å beregne til en tidligere dato.

Hvorfor bakover er vanskelig

Den nyttige tommelfingerregelen fra Learn er at du skal beholde de opprinnelig beregnede linjene og ikke beregne forventet lager på nytt, fordi beholdningen kan endre seg mens tellingen pågår. Med andre ord må det forventede antallet gjelde på tellingstidspunktet.

Problemet med en tidligere dato er at varepostene også bærer verdier, og at bokførte endringer etter datoen kan ha flyttet både antall og kostpris. Ideen om å beregne tilbake i tid har over 250 stemmer hos Microsoft (251). Det viser at mange savner det, og at standard ikke har noen direkte løsning, så langt vi har kunnet bekrefte.

Dette kan dere gjøre i standard

Tell og beregn samme dag. Kjør Calculate Inventory rett før tellingen, og behold linjene til dere bokfører.
Kjør én journalkjøring per lokasjon eller varegruppe. Learn anbefaler separate journalkjøringer hvis dere skal skrive ut flere lister.
Bokfør tellingen med den datoen tellingen faktisk gjelder for. Sjekk sperrede perioder før dere starter.
Bruk lagerverdirapporter og varepostoversikten med datofilter for å se antall per en tidligere dato. Kontroller selv at tallene stemmer med lageret deres før dere bruker dem som beholdning.
Lagre en eksport av beholdningen til Excel på stengedatoen hvis dere vet at tellingen kommer etterpå.

Når datoen likevel er fortid

Hvis tellingen først skjer etter periodens slutt, kan dere telle og deretter trekke fra bevegelsene etter datoen. Det er en manuell avstemming: talt antall i dag minus poster etter stengedatoen gir beholdningen per datoen. Bruk filteret på bokføringsdato i varepostoversikten, og lagre regnearket som dokumentasjon til revisor.

Bokfør deretter eventuelle avvik, og skriv i journalens beskrivelse hva tallet er avstemt fra. God sporbarhet er viktigere enn tempo når revisor spør.

Hva du må sjekke selv

Sjekk i deres egen BC om Calculate Inventory har et datofelt, og hva det gjør. Test i et sandbox-miljø med en kopi av dataene før dere bruker det i en lukking. Les også Microsoft Learn under Count, adjust, and reclassify inventory with journals.

Slik dokumenterer dere tellingen

Revisor vil vanligvis spørre hvordan beholdningen på balansedagen ble funnet. Lagre derfor tre ting sammen: den utskrevne tellelisten, den bokførte journalen og en eksport av varepostene frem til datoen. Skriv et notat om hvem som talte, når, og hvilken beregning som ligger bak. Det tar en halv time og sparer lange e-poster når regnskapet skal godkjennes. Avtal også på forhånd med revisor hvilken metode dere skal bruke hvis tellingen ligger etter periodens slutt.

Ideen på listen vår

Hos Addverk samler vi ideer til små apper som kan tette hull som dette. Det er ideer vi vurderer, ikke noe du kan laste ned eller kjøpe i dag. Listen over de 30 ideene finner du på siden På vei, og der kan du se hvilke som ligner på det dere selv mangler.