Inwentaryzacja na wcześniejszy dzień

Co robi Calculate Inventory

W dzienniku inwentaryzacji akcja Calculate Inventory tworzy po jednej linii na towar z oczekiwaną ilością. Możesz zawęzić wybór do towarów, lokalizacji, miejsc składowania i wymiarów oraz zdecydować, czy uwzględnić towary bez stanu. Pole ilości obliczonej i pole ilości policzonej mają na początku tę samą wartość, więc poprawiasz tylko te linie, w których wynik liczenia się różni.

Microsoft Learn opisuje obliczenie jako migawkę pozycji zapasów z chwili uruchomienia. Na tej stronie nie ma wzmianki o możliwości obliczenia na wcześniejszy dzień.

Dlaczego wstecz jest trudno

Przydatna zasada z Learn mówi, że należy zachować pierwotnie obliczone linie i nie przeliczać oczekiwanego stanu ponownie, bo stan może się zmienić w trakcie liczenia. Innymi słowy, oczekiwana ilość ma obowiązywać w chwili liczenia.

Problem przy wcześniejszej dacie polega na tym, że pozycje towarowe niosą też wartości, a zaksięgowane zmiany po tej dacie mogły przesunąć zarówno ilość, jak i koszt. Pomysł obliczania wstecz ma u Microsoftu ponad 250 głosów (251). To pokazuje, że wielu osobom tego brakuje i że standard nie ma bezpośredniego rozwiązania, o ile udało nam się to potwierdzić.

Co możecie zrobić w standardzie

• Liczcie i obliczajcie tego samego dnia. Uruchom Calculate Inventory tuż przed liczeniem i zachowaj linie do czasu księgowania.
• Uruchamiajcie jeden dziennik na lokalizację lub grupę towarów. Learn zaleca osobne dzienniki, jeśli trzeba wydrukować kilka list.
• Zaksięgujcie inwentaryzację z datą, której liczenie faktycznie dotyczy. Przed rozpoczęciem sprawdź zablokowane okresy.
• Użyjcie raportów wartości zapasów i przeglądu pozycji towarowych z filtrem daty, żeby zobaczyć ilości na wcześniejszy dzień. Sprawdź sami, czy liczby zgadzają się z Waszym magazynem, zanim użyjecie ich jako stanu.
• Zapiszcie eksport stanu do Excela w dniu zamknięcia, jeśli wiecie, że liczenie nastąpi później.

Gdy data i tak jest już w przeszłości

Jeśli liczenie odbywa się dopiero po końcu okresu, możecie policzyć towar, a potem odjąć ruchy po tej dacie. To ręczne uzgodnienie: ilość policzona dziś minus pozycje po dacie zamknięcia daje stan na ten dzień. Użyj filtra daty księgowania w przeglądzie pozycji towarowych i zachowaj arkusz jako dokumentację dla audytora.

Następnie zaksięguj ewentualne różnice i wpisz w opisie dziennika, z jakiej liczby je uzgodniono. Dobra identyfikowalność jest ważniejsza niż tempo, gdy zapyta audytor.

Co sprawdzić samemu

Sprawdź we własnym BC, czy Calculate Inventory ma pole daty i co ono robi. Przetestuj to w środowisku sandbox na kopii danych, zanim użyjesz tego przy zamknięciu. Przeczytaj też Microsoft Learn w części o liczeniu, korygowaniu i reklasyfikacji zapasów w dziennikach.

Jak udokumentować inwentaryzację

Audytor zwykle zapyta, jak ustalono stan na dzień bilansowy. Zachowaj więc razem trzy rzeczy: wydrukowaną listę liczenia, zaksięgowany dziennik i eksport pozycji towarowych na ten dzień. W notatce wpisz, kto liczył, kiedy i jakie obliczenie za tym stoi. To zajmuje pół godziny i oszczędza długich maili, gdy księgi mają być zatwierdzone. Uzgodnij też z audytorem z góry, jakiej metody użyjecie, jeśli liczenie wypadnie po końcu okresu.

Pomysł z naszej listy

W Addverk zbieramy pomysły na małe aplikacje, które mogą zamknąć takie luki. To pomysły, które rozważamy, a nie coś, co można dziś pobrać lub kupić. Listę 30 pomysłów znajdziesz na stronie W planach i zobaczysz, które z nich pasują do tego, czego brakuje u Ciebie.