Lageroptælling pr. en tidligere dato

Regnskabet skal lukkes pr. sidste måned, men lageroptællingen blev først gjort i dag. Så skal man bruge en beholdning, som ikke længere er den aktuelle. Her gennemgår vi, hvad Beregn lager i standard-BC gør, hvorfor en beregning bagud er svær, og hvilke løsninger der er, uden at man køber noget. Det kan både give ekstra arbejde og usikre tal. Læs den som en tjekliste.

Hvad Beregn lager gør

I den fysiske lagerkladde opretter handlingen Beregn lager en linje pr. vare med det forventede antal. Du kan afgrænse på varer, lokationer, placeringer og dimensioner, og du kan vælge, om varer uden beholdning skal med. Feltet for det beregnede antal og feltet for det optalte antal får samme værdi fra start, så du kun retter de linjer, hvor optællingen afviger.

Microsoft Learn beskriver beregningen som et øjebliksbillede af lagerposterne, når du kører den. Siden nævner ikke en mulighed for at beregne til en tidligere dato.

Hvorfor bagud er svært

Den nyttige tommelfingerregel fra Learn er, at du skal beholde de oprindeligt beregnede linjer og ikke beregne forventet lager igen, fordi beholdningen kan ændre sig, mens optællingen foregår. Med andre ord skal det forventede antal gælde på optællingstidspunktet.

Problemet ved en tidligere dato er, at varepostene også bærer værdier, og at bogførte ændringer efter datoen kan have flyttet både antal og kostpris. Idéen om at beregne tilbage i tiden har over 250 stemmer hos Microsoft (251). Det viser, at mange savner det, og at standard ikke har en direkte løsning, som vi har kunnet bekræfte.

Det kan I gøre i standard

Tæl og beregn samme dag. Kør Beregn lager lige før optællingen, og bevar linjerne, indtil I bogfører.
Kør én kladdekørsel pr. lokation eller varegruppe. Learn anbefaler separate kladdekørsler, hvis I skal udskrive flere lister.
Bogfør optællingen med den dato, tællingen reelt gælder for. Tjek spærrede perioder, før I går i gang.
Brug lagerværdirapporter og varepostoversigten med datofilter til at se antal pr. en tidligere dato. Tjek selv, at tallene stemmer med jeres lager, før I bruger dem som beholdning.
Gem en eksport af beholdningen i Excel på lukkedatoen, hvis I ved, at optællingen kommer bagefter.

Når datoen alligevel er fortid

Hvis optællingen først sker efter periodens udgang, kan I tælle og derefter fratrække bevægelserne efter datoen. Det er en manuel afstemning: optalt antal i dag minus poster efter lukkedatoen giver beholdningen pr. datoen. Brug filteret på bogføringsdato i varepostoversigten, og gem regnearket som dokumentation til revisor.

Bogfør derefter eventuelle afvigelser, og skriv i kladdens beskrivelse, hvad tallet er afstemt fra. God sporbarhed er vigtigere end tempoet, når revisoren spørger.

Hvad skal du tjekke selv

Tjek i jeres egen BC, om Beregn lager har et datofelt, og hvad det gør. Test i et sandbox-miljø med en kopi af data, før I bruger det i en lukning. Læs også Microsoft Learn under Tæl, juster og omklassificer lager med kladder.

Sådan dokumenterer I optællingen

Revisor vil typisk spørge, hvordan beholdningen på balancedagen er fundet. Gem derfor tre ting sammen: den udskrevne optællingsliste, den bogførte kladde og en eksport af varepostene til datoen. Skriv i et notat, hvem der talte, hvornår, og hvilken beregning der ligger bag. Det koster en halv time og sparer lange mails, når regnskabet skal godkendes. Aftal også på forhånd med revisor, hvilken metode I vil bruge, hvis optællingen ligger efter periodens udgang.

Idéen på vores liste

Hos Addverk samler vi idéer til små apps, som kan lukke huller som dette. De er idéer, vi overvejer, og ikke noget, man kan hente eller købe i dag. Listen over de 30 idéer kan ses på siden På vej, og du kan se, hvilke der ligner det, I selv mangler.