Inventur zu einem früheren Stichtag

Der Abschluss soll zum Ende des letzten Monats erstellt werden, aber die Inventur wurde erst heute durchgeführt. Dann brauchen Sie einen Bestand, der nicht mehr der aktuelle ist. Hier erklären wir, was Calculate Inventory im Standard-BC tut, warum eine Berechnung für die Vergangenheit schwierig ist und welche Lösungen es gibt, ohne dass Sie etwas zukaufen müssen. Das kann zusätzlichen Aufwand und unsichere Zahlen bedeuten. Lesen Sie es als Checkliste.

Was Calculate Inventory tut

Im Phys. Inventory Journal legt die Aktion Calculate Inventory pro Artikel eine Zeile mit der erwarteten Menge an. Sie können nach Artikeln, Lagerorten, Lagerplätzen und Dimensionen eingrenzen und wählen, ob Artikel ohne Bestand mit aufgenommen werden. Das Feld für die berechnete Menge und das Feld für die gezählte Menge haben anfangs denselben Wert, sodass Sie nur die Zeilen korrigieren, bei denen die Zählung abweicht.

Microsoft Learn beschreibt die Berechnung als Momentaufnahme der Artikelposten zum Zeitpunkt der Ausführung. Eine Möglichkeit, zu einem früheren Datum zu berechnen, wird auf der Seite nicht erwähnt.

Warum der Blick zurück schwierig ist

Die nützliche Faustregel von Learn lautet, dass Sie die ursprünglich berechneten Zeilen behalten und den erwarteten Bestand nicht erneut berechnen sollten, weil sich der Bestand während der Zählung ändern kann. Die erwartete Menge soll also zum Zeitpunkt der Zählung gelten.

Das Problem bei einem früheren Datum ist, dass die Artikelposten auch Werte tragen und dass nach dem Stichtag gebuchte Änderungen sowohl Menge als auch Einstandspreis verschoben haben können. Die Idee, in der Zeit zurückzurechnen, hat bei Microsoft über 250 Stimmen (251). Das zeigt, dass viele sie vermissen und dass der Standard keine direkte Lösung bietet, soweit wir es bestätigen konnten.

Das können Sie im Standard tun

Am selben Tag zählen und berechnen. Führen Sie Calculate Inventory direkt vor der Zählung aus und behalten Sie die Zeilen, bis Sie buchen.
Pro Lagerort oder Artikelgruppe einen Journal Batch verwenden. Learn empfiehlt getrennte Journal Batches, wenn Sie mehrere Listen drucken müssen.
Die Inventur mit dem Datum buchen, für das die Zählung tatsächlich gilt. Prüfen Sie vorab, ob Perioden gesperrt sind.
Lagerwertberichte und die Übersicht Item Ledger Entries mit Datumsfilter nutzen, um Mengen zu einem früheren Datum zu sehen. Prüfen Sie selbst, ob die Zahlen mit Ihrem Lager übereinstimmen, bevor Sie sie als Bestand verwenden.
Einen Excel-Export des Bestands zum Abschlussstichtag sichern, wenn Sie wissen, dass die Zählung erst danach stattfindet.

Wenn der Stichtag ohnehin schon vergangen ist

Wenn die Zählung erst nach Periodenende stattfindet, können Sie zählen und anschließend die Bewegungen nach dem Stichtag abziehen. Das ist eine manuelle Abstimmung: heute gezählte Menge minus Posten nach dem Abschlussstichtag ergibt den Bestand zum Stichtag. Verwenden Sie den Filter auf das Buchungsdatum in der Übersicht Item Ledger Entries und bewahren Sie die Tabelle als Nachweis für den Abschlussprüfer auf.

Buchen Sie danach etwaige Differenzen und notieren Sie in der Beschreibung des Journals, woraus die Zahl abgestimmt wurde. Gute Nachvollziehbarkeit ist wichtiger als Tempo, wenn der Abschlussprüfer nachfragt.

Was Sie selbst prüfen sollten

Prüfen Sie in Ihrem eigenen BC, ob Calculate Inventory ein Datumsfeld hat und was es bewirkt. Testen Sie in einer Sandbox-Umgebung mit einer Kopie der Daten, bevor Sie es bei einem Abschluss einsetzen. Lesen Sie außerdem Microsoft Learn unter Count, adjust, and reclassify inventory by using journals.

So dokumentieren Sie die Inventur

Der Abschlussprüfer wird in der Regel fragen, wie der Bestand zum Bilanzstichtag ermittelt wurde. Bewahren Sie deshalb drei Dinge zusammen auf: die ausgedruckte Zählliste, das gebuchte Journal und einen Export der Artikelposten bis zum Stichtag. Halten Sie in einer Notiz fest, wer wann gezählt hat und welche Berechnung dahintersteht. Das kostet eine halbe Stunde und erspart lange E-Mails, wenn der Abschluss genehmigt werden soll. Vereinbaren Sie außerdem vorab mit dem Abschlussprüfer, welche Methode Sie verwenden, wenn die Zählung nach Periodenende liegt.

Die Idee auf unserer Liste

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