KSeF i Polen: e-faktura genom statens system

Polen har valt en annan modell än Peppol. Fakturor skickas genom statens eget system, Krajowy System e-Faktur, förkortat KSeF. Införandet sker stegvis under 2026 och de minsta företagen kommer med från 1 januari 2027. Artikeln förklarar vad som är särskilt med modellen, vad du ska kontrollera i Business Central och var du hittar de gällande reglerna, så att du inte bygger din plan på ett datum som har ändrats.

Vad som är annorlunda

Datumen i artikeln är som reglerna såg ut i oktober 2026. Införandet i Polen är stegvist under 2026 och de minsta företagen följer från 1 januari 2027. Kontrollera det polska finansministeriet (Ministerstwo Finansów) för exakta datum per företagstyp, eftersom stegen beror på omsättning och status.

I Peppol-modellen skickar du till en åtkomstpunkt och mottagaren hämtar fakturan där. I KSeF går fakturan genom statens system. Systemet kontrollerar fakturan, tilldelar den ett nummer och gör den tillgänglig för mottagaren. Det är en så kallad clearance-modell.

Clearance-modellen i Business Central

Microsoft Learn beskriver clearance-modellen i samband med uppsättning av e-dokument. Där måste säljaren få fakturan godkänd av en skattemyndighet eller en certifieringspart innan den skickas till kunden. Länder som Spanien, Indien, Mexiko och Italien nämns som exempel.

Microsoft skriver samtidigt att stödet i Business Central bara är ett ramverk. Du måste bygga eller skaffa ett tillägg som passar landets krav och använda det som tjänsteintegration. Det finns ett fält där du markerar att tjänsten är en clearance-tjänst, och det förutsätter att du har valt en dedikerad tjänsteintegration.

Vad vi inte har kunnat bekräfta

Polen står inte på Microsofts lista över stödda lokaliseringar för E-Documents på Microsoft Learn, så som den såg ut i oktober 2026. Vi har inte kunnat bekräfta att standardversionen av Business Central själv ansluter till KSeF.

Innan du räknar med det bör du därför fråga din partner och söka på Microsoft AppSource efter tillägg för KSeF. Fråga konkret vilka dokumenttyper det täcker, hur fel hanteras och hur fakturor som tas emot genom KSeF blir inköpsdokument.

Det bör du förbereda

Ta reda på vilket steg er polska enhet eller era kunder tillhör.
Klargör om ni själva ska skicka genom KSeF eller bara ta emot.
Kontrollera hur era polska kunder vill ta emot fakturor.
Kom överens om vem som snabbt kan rätta grunddata när en faktura avvisas.
Testa med få fakturor innan ni flyttar hela volymen.

När en faktura avvisas

Med ett statligt system finns det en avvisningsprocess. E-Documents i Business Central håller status och logg för varje dokument, så att du kan se var en faktura fastnar. En tydlig intern rutin för vem som rättar och hur snabbt är minst lika viktig som själva tekniska anslutningen.

Kom också ihåg att regler för arkivering av e-dokument kan vara fastställda i landets lagstiftning. E-Documents har uppsättning för lagringspolicyer för loggar och data, men det är du som måste veta hur länge det ska sparas.

Prata med dem som ska använda det och nästa steg

Fråga era polska kunder om de förväntar sig att ta emot fakturor genom KSeF och vem hos dem som arbetar med det. Fråga också om de kräver vissa uppgifter på fakturan som inte är standard hos er.

Fråga er revisor eller skatterådgivare i Polen vilket steg ni tillhör. Reglerna är stegvisa och en felaktig gissning kan betyda att ni antingen startar för sent eller lägger tid på något som inte gäller än.

Du kan skriva till oss om du vill ha hjälp att undersöka vad er uppsättning kräver. Vi arbetar med en app för e-faktura i Business Central. Den är en idé under utveckling, den är inte tillgänglig och den har inget pris eller datum. Du kan se vad vi arbetar med under länken nedan.