KSeF i Polen: e-faktura gennem statens system

Polen har valgt en anden model end Peppol. Fakturaer sendes gennem statens eget system, Krajowy System e-Faktur, forkortet KSeF. Indførelsen sker trinvis i 2026, og de mindste virksomheder kommer med fra 1. januar 2027. Artiklen forklarer, hvad der er særligt ved modellen, hvad du skal tjekke i Business Central, og hvor du finder de gældende regler, så du ikke bygger din plan på en dato, der er blevet ændret.

Hvad der er anderledes

Datoerne i artiklen er, som reglerne så ud i oktober 2026. Indførelsen i Polen er trinvis i 2026, og de mindste virksomheder følger fra 1. januar 2027. Tjek det polske finansministerium (Ministerstwo Finansów) for præcise datoer pr. virksomhedstype, fordi trinene afhænger af omsætning og status.

I Peppol-modellen sender du til et adgangspunkt, og modtageren henter fakturaen der. I KSeF går fakturaen gennem statens system. Systemet kontrollerer fakturaen, tildeler den et nummer og gør den tilgængelig for modtageren. Der er tale om en såkaldt clearance-model.

Clearance-modellen i Business Central

Microsoft Learn beskriver clearance-modellen i forbindelse med opsætning af e-dokumenter. Her er sælgeren nødt til at få fakturaen godkendt af en skattemyndighed eller en certificeringspart, før den sendes til kunden. Lande som Spanien, Indien, Mexico og Italien nævnes som eksempler.

Microsoft skriver samtidig, at støtten i Business Central kun er en ramme. Du skal bygge eller anskaffe en udvidelse, der passer til landets krav, og bruge den som tjenesteintegration. Der er et felt, hvor du markerer, at tjenesten er en clearance-tjeneste, og det forudsætter, at du har valgt en dedikeret tjenesteintegration.

Hvad vi ikke har kunnet bekræfte

Polen står ikke på Microsofts liste over understøttede lokaliseringer for E-Documents på Microsoft Learn, som den så ud i oktober 2026. Vi har ikke kunnet bekræfte, at standardversionen af Business Central selv forbinder til KSeF.

Før du regner med det, skal du derfor spørge din partner og søge på Microsoft AppSource efter udvidelser til KSeF. Spørg konkret efter, hvilke dokumenttyper den dækker, hvordan fejl håndteres, og hvordan fakturaer, som modtages gennem KSeF, ender som købsdokumenter.

Det bør du forberede

Find ud af, hvilket trin jeres polske enhed eller kunder hører til.
Afklar, om I selv skal sende gennem KSeF, eller kun modtage.
Tjek, hvordan jeres polske kunder vil modtage fakturaer.
Aftal, hvem der kan rette stamdata hurtigt, når en faktura afvises.
Test med få fakturaer, før I flytter hele volumen.

Når en faktura afvises

Med et statsligt system er der en afvisningsproces. Business Centrals E-Documents holder status og log for hvert dokument, så du kan se, hvor en faktura sidder fast. En klar intern rutine for, hvem der retter, og hvor hurtigt, er mindst lige så vigtig som selve tekniske forbindelse.

Husk også, at regler for opbevaring af e-dokumenter kan være fastsat i landets lovgivning. E-Documents har opsætning til opbevaringspolitikker for logs og data, men det er dig, der skal vide, hvor længe der skal gemmes.

Tal med dem, der skal bruge det og næste skridt

Spørg jeres polske kunder, om de forventer at modtage fakturaer gennem KSeF, og hvem hos dem der arbejder med det. Spørg også, om de kræver bestemte oplysninger på fakturaen, som ikke er standard hos jer.

Spørg jeres revisor eller skatterådgiver i Polen, hvilket trin I tilhører. Reglerne er trinvise, og et forkert gæt kan betyde, at I enten starter for sent eller bruger tid på noget, der ikke gælder endnu.

Vi kan hjælpe med at undersøge, hvad jeres opsætning kræver. Vi arbejder på en app til e-faktura i Business Central. Den er en idé under udvikling, den er ikke tilgængelig, og den har ingen pris eller dato. Du kan se, hvad vi arbejder på, under linket nedenfor.