KSeF i Polen: e-faktura gjennom statens system

Polen har valgt en annen modell enn Peppol. Fakturaer sendes gjennom statens eget system, Krajowy System e-Faktur, forkortet KSeF. Innføringen skjer trinnvis i 2026, og de minste virksomhetene kommer med fra 1. januar 2027. Artikkelen forklarer hva som er særegent med modellen, hva du bør sjekke i Business Central, og hvor du finner de gjeldende reglene, slik at du ikke bygger planen din på en dato som er blitt endret.

Hva som er annerledes

Datoene i artikkelen er slik reglene var i oktober 2026. Innføringen i Polen er trinnvis i 2026, og de minste virksomhetene følger fra 1. januar 2027. Sjekk det polske finansdepartementet (Ministerstwo Finansów) for presise datoer per virksomhetstype, fordi trinnene avhenger av omsetning og status.

I Peppol-modellen sender du til et tilgangspunkt, og mottakeren henter fakturaen der. I KSeF går fakturaen gjennom statens system. Systemet kontrollerer fakturaen, tildeler den et nummer og gjør den tilgjengelig for mottakeren. Dette er en såkalt clearance-modell.

Clearance-modellen i Business Central

Microsoft Learn beskriver clearance-modellen i forbindelse med oppsett av e-dokumenter. Her må selgeren få fakturaen godkjent av en skattemyndighet eller en sertifiseringspart før den sendes til kunden. Land som Spania, India, Mexico og Italia nevnes som eksempler.

Microsoft skriver samtidig at støtten i Business Central bare er et rammeverk. Du må bygge eller anskaffe en utvidelse som passer til landets krav, og bruke den som tjenesteintegrasjon. Det finnes et felt der du markerer at tjenesten er en clearance-tjeneste, og det forutsetter at du har valgt en dedikert tjenesteintegrasjon.

Hva vi ikke har kunnet bekrefte

Polen står ikke på Microsofts liste over støttede lokaliseringer for E-Documents på Microsoft Learn, slik den så ut i oktober 2026. Vi har ikke kunnet bekrefte at standardversjonen av Business Central selv kobler seg til KSeF.

Før du regner med det, bør du derfor spørre partneren din og søke på Microsoft AppSource etter utvidelser for KSeF. Spør konkret hvilke dokumenttyper den dekker, hvordan feil håndteres, og hvordan fakturaer som mottas gjennom KSeF, ender opp som innkjøpsdokumenter.

Dette bør du forberede

Finn ut hvilket trinn den polske enheten eller kundene deres hører til.
Avklar om dere selv skal sende gjennom KSeF, eller bare motta.
Sjekk hvordan de polske kundene deres vil motta fakturaer.
Avtal hvem som raskt kan rette stamdata når en faktura avvises.
Test med få fakturaer før dere flytter hele volumet.

Når en faktura avvises

Med et statlig system finnes det en avvisningsprosess. E-Documents i Business Central holder status og logg for hvert dokument, slik at du kan se hvor en faktura står fast. En klar intern rutine for hvem som retter, og hvor raskt, er minst like viktig som selve den tekniske forbindelsen.

Husk også at regler for oppbevaring av e-dokumenter kan være fastsatt i landets lovgivning. E-Documents har oppsett for oppbevaringspolicyer for logger og data, men det er du som må vite hvor lenge det skal lagres.

Snakk med dem som skal bruke det, og neste steg

Spør de polske kundene deres om de forventer å motta fakturaer gjennom KSeF, og hvem hos dem som jobber med det. Spør også om de krever bestemte opplysninger på fakturaen som ikke er standard hos dere.

Spør revisor eller skatterådgiver i Polen hvilket trinn dere tilhører. Reglene er trinnvise, og en feil gjetning kan bety at dere enten starter for sent eller bruker tid på noe som ikke gjelder ennå.

Skriv til oss hvis du vil ha hjelp til å undersøke hva oppsettet deres krever. Vi jobber med en app for e-faktura i Business Central. Den er en idé under utvikling, den er ikke tilgjengelig, og den har ingen pris eller dato. Du kan se hva vi jobber med under lenken nedenfor.