KSeF in Polen: E-Rechnung über das staatliche System

Polen hat ein anderes Modell als Peppol gewählt. Rechnungen werden über das eigene System des Staates gesendet, Krajowy System e-Faktur, abgekürzt KSeF. Die Einführung erfolgt schrittweise 2026, und die kleinsten Unternehmen kommen ab 1. Januar 2027 hinzu. Der Artikel erklärt, was an diesem Modell besonders ist, was Sie in Business Central prüfen sollten und wo Sie die geltenden Regeln finden, damit Sie Ihre Planung nicht auf ein Datum stützen, das sich geändert hat.

Was anders ist

Die Daten in diesem Artikel entsprechen dem Stand der Regeln im Oktober 2026. Die Einführung in Polen erfolgt schrittweise 2026, und die kleinsten Unternehmen folgen ab 1. Januar 2027. Prüfen Sie beim polnischen Finanzministerium (Ministerstwo Finansów) die genauen Daten je Unternehmenstyp, weil die Schritte von Umsatz und Status abhängen.

Im Peppol-Modell senden Sie an einen Zugangspunkt, und der Empfänger holt die Rechnung dort ab. Bei KSeF läuft die Rechnung durch das System des Staates. Das System prüft die Rechnung, vergibt eine Nummer und stellt sie dem Empfänger bereit. Es handelt sich um ein sogenanntes Clearance-Modell.

Das Clearance-Modell in Business Central

Microsoft Learn beschreibt das Clearance-Modell im Zusammenhang mit der Einrichtung von E-Dokumenten. Dabei muss der Verkäufer die Rechnung von einer Steuerbehörde oder einer Zertifizierungsstelle freigeben lassen, bevor sie an den Kunden gesendet wird. Länder wie Spanien, Indien, Mexiko und Italien werden als Beispiele genannt.

Microsoft schreibt zugleich, dass die Unterstützung in Business Central nur ein Framework ist. Sie müssen eine Erweiterung bauen oder beschaffen, die zu den Anforderungen des Landes passt, und sie als Service Integration verwenden. Es gibt ein Feld, in dem Sie markieren, dass der Service ein Clearance-Service ist, und das setzt voraus, dass Sie eine dedizierte Service Integration gewählt haben.

Was wir nicht bestätigen konnten

Polen steht nicht auf der Liste der von Microsoft unterstützten Lokalisierungen für E-Documents auf Microsoft Learn, wie sie im Oktober 2026 aussah. Wir konnten nicht bestätigen, dass die Standardversion von Business Central sich selbst mit KSeF verbindet.

Bevor Sie damit rechnen, sollten Sie daher Ihren Partner fragen und im Microsoft AppSource nach Erweiterungen für KSeF suchen. Fragen Sie konkret, welche Dokumenttypen sie abdeckt, wie Fehler behandelt werden und wie Rechnungen, die über KSeF eingehen, als Einkaufsbelege enden.

Das sollten Sie vorbereiten

Finden Sie heraus, zu welchem Schritt Ihre polnische Einheit oder Ihre Kunden gehören.
Klären Sie, ob Sie selbst über KSeF senden müssen oder nur empfangen.
Prüfen Sie, wie Ihre polnischen Kunden Rechnungen empfangen wollen.
Vereinbaren Sie, wer Stammdaten schnell korrigieren kann, wenn eine Rechnung abgelehnt wird.
Testen Sie mit wenigen Rechnungen, bevor Sie das gesamte Volumen umstellen.

Wenn eine Rechnung abgelehnt wird

Bei einem staatlichen System gibt es einen Ablehnungsprozess. E-Documents in Business Central führt Status und Protokoll für jedes Dokument, sodass Sie sehen können, wo eine Rechnung hängt. Eine klare interne Routine dafür, wer korrigiert und wie schnell, ist mindestens so wichtig wie die technische Verbindung selbst.

Denken Sie auch daran, dass Regeln zur Aufbewahrung von E-Dokumenten in der Gesetzgebung des Landes festgelegt sein können. E-Documents hat Einrichtungsmöglichkeiten für Aufbewahrungsrichtlinien für Protokolle und Daten, aber Sie müssen wissen, wie lange aufbewahrt werden muss.

Sprechen Sie mit denen, die es nutzen sollen, und nächster Schritt

Fragen Sie Ihre polnischen Kunden, ob sie erwarten, Rechnungen über KSeF zu empfangen und wer bei ihnen damit arbeitet. Fragen Sie auch, ob sie bestimmte Angaben auf der Rechnung verlangen, die bei Ihnen nicht Standard sind.

Fragen Sie Ihren Abschlussprüfer oder Steuerberater in Polen, zu welchem Schritt Sie gehören. Die Regeln sind gestuft, und ein falscher Tipp kann bedeuten, dass Sie entweder zu spät anfangen oder Zeit für etwas aufwenden, das noch nicht gilt.

Wenn Sie Unterstützung bei der Klärung möchten, was Ihre Einrichtung erfordert, schreiben Sie uns. Wir arbeiten an einer App für die E-Rechnung in Business Central. Sie ist eine Idee in Entwicklung, ist nicht verfügbar und hat weder Preis noch Termin. Unter dem Link unten sehen Sie, woran wir arbeiten.