KSeF in Polen: e-facturatie via het systeem van de staat

Wat er anders is

De data in dit artikel zijn zoals de regels in oktober 2026 waren. De invoering in Polen verloopt in stappen in 2026 en de kleinste bedrijven volgen vanaf 1 januari 2027. Controleer bij het Poolse ministerie van Financiën (Ministerstwo Finansów) de precieze data per bedrijfstype, omdat de stappen afhangen van omzet en status.

In het Peppol-model verstuur je naar een toegangspunt en haalt de ontvanger de factuur daar op. Bij KSeF gaat de factuur via het systeem van de staat. Het systeem controleert de factuur, geeft hem een nummer en maakt hem beschikbaar voor de ontvanger. Dit is een zogenoemd clearance-model.

Het clearance-model in Business Central

Microsoft Learn beschrijft het clearance-model in verband met de inrichting van e-documenten. Hier moet de verkoper de factuur laten goedkeuren door een belastingautoriteit of een certificeringspartij voordat die naar de klant wordt gestuurd. Landen als Spanje, India, Mexico en Italië worden als voorbeeld genoemd.

Microsoft schrijft tegelijk dat de ondersteuning in Business Central slechts een framework is. Je moet een extensie bouwen of aanschaffen die past bij de eisen van het land en die als service-integratie gebruiken. Er is een veld waarin je aangeeft dat de service een clearance-service is, en dat vooronderstelt dat je een speciale service-integratie hebt gekozen.

Wat we niet hebben kunnen bevestigen

Polen staat niet op de lijst van Microsoft met ondersteunde lokalisaties voor E-Documents op Microsoft Learn, zoals die in oktober 2026 was. We hebben niet kunnen bevestigen dat de standaardversie van Business Central zelf verbinding maakt met KSeF.

Voordat je erop rekent, moet je daarom je partner vragen en op Microsoft AppSource zoeken naar extensies voor KSeF. Vraag concreet welke documenttypen worden gedekt, hoe fouten worden afgehandeld en hoe facturen die via KSeF worden ontvangen als inkoopdocumenten eindigen.

Dit moet je voorbereiden

• Zoek uit tot welke stap jullie Poolse entiteit of klanten behoren.
• Bepaal of jullie zelf via KSeF moeten versturen, of alleen ontvangen.
• Controleer hoe jullie Poolse klanten facturen willen ontvangen.
• Spreek af wie stamgegevens snel kan corrigeren wanneer een factuur wordt afgewezen.
• Test met enkele facturen voordat je het hele volume verplaatst.

Wanneer een factuur wordt afgewezen

Bij een systeem van de staat is er een afwijzingsproces. E-Documents in Business Central houdt status en log bij voor elk document, zodat je kunt zien waar een factuur vastzit. Een duidelijke interne routine voor wie corrigeert en hoe snel, is minstens zo belangrijk als de technische verbinding zelf.

Houd er ook rekening mee dat regels voor het bewaren van e-documenten in de wetgeving van het land kunnen zijn vastgelegd. E-Documents heeft instellingen voor retentiebeleid voor logs en gegevens, maar jij moet weten hoe lang er moet worden bewaard.

Praat met degenen die het gaan gebruiken en de volgende stappen

Vraag je Poolse klanten of ze verwachten facturen via KSeF te ontvangen en wie bij hen ermee werkt. Vraag ook of ze bepaalde gegevens op de factuur eisen die bij jullie niet standaard zijn.

Vraag je accountant of belastingadviseur in Polen tot welke stap jullie behoren. De regels gelden in stappen, en een verkeerde gok kan betekenen dat je te laat begint of tijd besteedt aan iets wat nog niet geldt.

We kunnen helpen uit te zoeken wat jullie inrichting vereist. We werken aan een app voor e-facturatie in Business Central. Het is een idee in ontwikkeling, hij is niet beschikbaar en heeft geen prijs of datum. Je kunt zien waaraan we werken via de link hieronder.