KSeF w Polsce: e-faktura przez system państwowy

Co jest inaczej

Daty w artykule odpowiadają stanowi przepisów z października 2026 roku. Wprowadzanie w Polsce odbywa się etapami w 2026 roku, a najmniejsze firmy dołączają od 1 stycznia 2027. Sprawdź w polskim ministerstwie finansów (Ministerstwo Finansów) dokładne daty dla poszczególnych typów firm, ponieważ etapy zależą od obrotu i statusu.

W modelu Peppol wysyłasz do punktu dostępowego, a odbiorca pobiera tam fakturę. W KSeF faktura przechodzi przez system państwa. System sprawdza fakturę, nadaje jej numer i udostępnia ją odbiorcy. Jest to tak zwany model clearance.

Model clearance w Business Central

Microsoft Learn opisuje model clearance w związku z konfiguracją e-dokumentów. Sprzedawca musi tu uzyskać zatwierdzenie faktury przez organ podatkowy lub stronę certyfikującą, zanim wyśle ją do klienta. Jako przykłady wymieniane są takie kraje jak Hiszpania, Indie, Meksyk i Włochy.

Jednocześnie Microsoft podaje, że wsparcie w Business Central jest tylko ramą. Musisz zbudować lub nabyć rozszerzenie dopasowane do wymogów danego kraju i używać go jako integracji usługi. Jest pole, w którym zaznaczasz, że usługa jest usługą clearance, a to wymaga wybrania dedykowanej integracji usługi.

Czego nie udało nam się potwierdzić

Polski nie ma na liście obsługiwanych lokalizacji dla E-Documents Microsoftu na Microsoft Learn w stanie z października 2026. Nie udało nam się potwierdzić, że standardowa wersja Business Central sama łączy się z KSeF.

Zanim na to liczysz, zapytaj więc swojego partnera i poszukaj w Microsoft AppSource rozszerzeń do KSeF. Zapytaj konkretnie, jakie typy dokumentów obejmuje, jak obsługiwane są błędy i jak faktury odbierane przez KSeF trafiają jako dokumenty zakupu.

Co warto przygotować

• Ustal, do którego etapu należy wasza jednostka w Polsce lub wasi klienci.
• Wyjaśnij, czy macie sami wysyłać przez KSeF, czy tylko odbierać.
• Sprawdź, jak wasi klienci w Polsce będą odbierać faktury.
• Ustal, kto może szybko poprawić dane podstawowe, gdy faktura zostanie odrzucona.
• Testuj na kilku fakturach, zanim przeniesiecie cały wolumen.

Gdy faktura zostanie odrzucona

W systemie państwowym istnieje proces odrzucenia. E-Documents w Business Central przechowuje status i log każdego dokumentu, więc widać, gdzie faktura utknęła. Jasna wewnętrzna rutyna, kto poprawia i jak szybko, jest co najmniej tak samo ważna jak samo połączenie techniczne.

Pamiętaj też, że zasady przechowywania e-dokumentów mogą być określone w prawie danego kraju. E-Documents ma konfigurację polityk przechowywania logów i danych, ale to ty musisz wiedzieć, jak długo trzeba przechowywać.

Porozmawiaj z tymi, którzy będą z tego korzystać, i następne kroki

Zapytaj swoich klientów w Polsce, czy spodziewają się odbierać faktury przez KSeF i kto u nich się tym zajmuje. Zapytaj też, czy wymagają na fakturze określonych informacji, które nie są u was standardem.

Zapytaj swojego biegłego rewidenta lub doradcę podatkowego w Polsce, do którego etapu należycie. Przepisy są etapowe, a błędne przypuszczenie może oznaczać, że zaczniecie za późno albo stracicie czas na coś, co jeszcze nie obowiązuje.

Napisz do nas, jeśli chcesz zbadać, czego wymaga wasza konfiguracja. Pracujemy nad aplikacją do e-faktur w Business Central. To pomysł w trakcie rozwoju, nie jest dostępna i nie ma ceny ani daty. Zobacz aplikacje, nad którymi pracujemy, pod linkiem poniżej.