Så korrigerar du dimensioner på bokförda poster

Det händer på alla ekonomiavdelningar: En post bokförs med fel avdelning, fel projekt eller någon annan felaktig dimension, och först vid månadsavslutet upptäcker någon att rapporterna inte stämmer. Bokförda poster går inte att bara redigera, och de vanliga lösningarna har var sin nackdel. Man kan vända och bokföra igen, men det ger extra poster och kan drabba en stängd period. Man kan rätta i rapporterna vid sidan om systemet, men då stämmer inte bokföringen och rapporten överens. Innan du väljer metod bör du klargöra tre saker: Vilka posttyper berörs? Hur många poster rör det sig om? Och ska rättelsen kunna dokumenteras inför revisorn? Vi går igenom de tre frågorna och vad du behöver ha på plats oavsett metod. Till sist visar vi hur vår kommande app, Dimension Correction Pro, kommer att rätta dimensioner med logg och ångra.

Vilka posttyper berörs?

Business Central har en inbyggd funktion för att rätta dimensioner, men Microsoft skriver själva att den bara gäller redovisningsposter. Kund-, leverantörs-, artikel-, anläggnings- och projektposter följer inte med.

Använder ni bara dimensionerna i finansiella rapporter kan den inbyggda funktionen räcka. Tar ni ut rapporter på artikelposter eller projektposter måste de posterna också rättas, annars stämmer inte de två rapporterna överens.

Hur många poster rör det sig om?

Rör det sig om en enstaka faktura är återföring och ny bokföring ofta snabbast, om perioden fortfarande är öppen. Rör det sig om hundratals poster över flera månader ger återföring många extra poster och risk för nya fel.

Ska rättelsen kunna dokumenteras?

Revisorn vill vanligtvis kunna se vad som rättades, när och av vem. Det talar emot att rätta i rapporterna vid sidan om systemet, och för en metod som sparar värden före och efter.

Det här ska finnas på plats oavsett metod

En lista över de berörda posterna med den felaktiga och den rätta dimensionen
Överenskommelse om vem som godkänner rättelsen
Kontroll av om perioden är stängd och om stängda perioder får ändras
En kontrollrapport före och efter, så att ni kan se att totalerna flyttar sig som väntat

Dimension Correction Pro

Vår kommande app rättar dimensioner på bokförda poster med logg och möjlighet att ångra. Den finns inte på Microsoft AppSource ännu. Skriv upp dig på väntelistan, så får du besked vid lansering.