Jak poprawić wymiary na zaksięgowanych pozycjach

Zdarza się to w każdym dziale finansowym: księgowanie trafia z błędnym działem, błędnym projektem lub innym błędnym wymiarem, a dopiero przy zamknięciu miesiąca ktoś zauważa, że raporty się nie zgadzają. Zaksięgowanych pozycji nie można po prostu edytować, a typowe rozwiązania mają swoją cenę. Można zrobić storno i zaksięgować ponownie, ale to daje dodatkowe pozycje i może dotknąć zamkniętego okresu. Można poprawić dane w raportach poza systemem, ale wtedy księgi i raport przestają się zgadzać. Zanim wybiorą Państwo metodę, warto ustalić trzy rzeczy: jakich typów pozycji dotyczy problem? Ilu pozycji dotyczy? I czy korekta musi być możliwa do udokumentowania wobec audytora? Omawiamy te trzy pytania oraz to, co trzeba przygotować niezależnie od wybranej metody. Na końcu pokazujemy, jak nasza nadchodząca aplikacja Dimension Correction Pro będzie poprawiać wymiary z dziennikiem i cofaniem.

Jakich typów pozycji dotyczy problem?

Business Central ma wbudowaną funkcję korekty wymiarów, ale sam Microsoft pisze, że obejmuje ona tylko pozycje księgi głównej. Pozycje odbiorców, dostawców, towarów, środków trwałych i projektów nie są uwzględniane.

Jeśli używają Państwo wymiarów tylko w raportach finansowych, wbudowana funkcja może wystarczyć. Jeśli pobierają Państwo raporty z pozycji towarowych lub projektowych, te pozycje też trzeba poprawić, w przeciwnym razie oba raporty nie będą się zgadzać.

Ilu pozycji to dotyczy?

Jeśli chodzi o jedną fakturę, storno i ponowne księgowanie jest często najszybsze, o ile okres jest nadal otwarty. Jeśli chodzi o setki pozycji z kilku miesięcy, storno daje wiele dodatkowych pozycji i ryzyko nowych błędów.

Czy korekta musi być udokumentowana?

Audytor zazwyczaj chce widzieć, co zostało poprawione, kiedy i przez kogo. Przemawia to przeciwko poprawianiu raportów poza systemem, a za metodą, która zachowuje wartości sprzed i po zmianie.

To trzeba mieć gotowe niezależnie od metody

Lista dotkniętych pozycji z błędnym i prawidłowym wymiarem
Ustalenie, kto zatwierdza korektę
Sprawdzenie, czy okres jest zamknięty i czy zamknięte okresy wolno zmieniać
Raport kontrolny przed i po, aby zobaczyć, że sumy zmieniają się zgodnie z oczekiwaniami

Dimension Correction Pro

Nasza nadchodząca aplikacja poprawia wymiary na zaksięgowanych pozycjach z dziennikiem i możliwością cofnięcia. Nie ma jej jeszcze w Microsoft AppSource. Po zapisaniu się na listę oczekujących otrzymają Państwo informację o premierze.