Slik retter du dimensjoner på bokførte poster

Det skjer i enhver økonomiavdeling: En postering bokføres med feil avdeling, feil prosjekt eller en annen feil dimensjon, og først ved månedsavslutningen oppdager noen at rapportene ikke stemmer. Bokførte poster kan ikke bare redigeres, og de vanlige løsningene har hver sin pris. Man kan tilbakeføre og bokføre på nytt, men det gir ekstra poster, og det kan ramme en lukket periode. Man kan rette i rapportene utenom systemet, men da stemmer ikke regnskapet og rapporten overens. Før du velger metode, bør du avklare tre ting: Hvilke posttyper er berørt? Hvor mange poster dreier det seg om? Og skal rettelsen kunne dokumenteres overfor revisor? Vi går gjennom de tre spørsmålene og hva du må ha på plass uansett hvilken metode du velger. Til slutt viser vi hvordan vår kommende app, Dimension Correction Pro, vil rette dimensjoner med logg og angre.

Hvilke posttyper er berørt?

Business Central har en innebygd funksjon for å rette dimensjoner, men Microsoft skriver selv at den bare gjelder finansposter. Kunde-, leverandør-, vare-, anleggs- og prosjektposter følger ikke med.

Bruker dere bare dimensjonene i finansrapporter, kan den innebygde funksjonen være nok. Trekker dere rapporter på vareposter eller prosjektposter, må de postene også rettes, ellers stemmer ikke de to rapportene overens.

Hvor mange poster dreier det seg om?

Er det én enkelt faktura, er tilbakeføring og ny bokføring ofte raskest hvis perioden fortsatt er åpen. Er det hundrevis av poster over flere måneder, gir tilbakeføring mange ekstra poster og risiko for nye feil.

Skal rettelsen kunne dokumenteres?

Revisor vil typisk kunne se hva som ble rettet, når og av hvem. Det taler imot å rette i rapportene utenom systemet, og for en metode som lagrer verdiene før og etter.

Dette må være på plass uansett metode

En liste over de berørte postene med feil og riktig dimensjon
Avtale om hvem som godkjenner rettelsen
Sjekk av om perioden er lukket, og om lukkede perioder kan endres
En kontrollrapport før og etter, så dere kan se at totalene flytter seg som forventet

Dimension Correction Pro

Vår kommende app retter dimensjoner på bokførte poster med logg og mulighet til å angre. Den er ikke på Microsoft AppSource ennå. Sett deg på ventelisten, så får du beskjed ved lansering.