Sådan retter du dimensioner på bogførte poster
Det sker i enhver økonomiafdeling: En postering bliver bogført med en forkert afdeling, et forkert projekt eller en anden forkert dimension, og først ved månedsafslutningen opdager nogen, at rapporterne ikke passer. Bogførte poster kan ikke bare redigeres, og de gængse løsninger har hver deres pris. Man kan tilbageføre og bogføre igen, men det giver ekstra poster, og det kan ramme en lukket periode. Man kan rette i rapporterne uden om systemet, men så passer regnskabet og rapporten ikke sammen. Før du vælger metode, bør du afklare tre ting: Hvilke posttyper er berørt? Hvor mange poster drejer det sig om? Og skal rettelsen kunne dokumenteres over for revisor? Vi gennemgår de tre spørgsmål og hvad du skal have på plads, uanset hvilken metode du vælger. Til sidst viser vi, hvordan vores kommende app, Dimension Correction Pro, vil rette dimensioner med log og fortryd.
Hvilke posttyper er berørt?
Business Central har en indbygget funktion til at rette dimensioner, men Microsoft skriver selv, at den kun gælder finansposter. Debitor-, kreditor-, vare-, anlægs- og projektposter følger ikke med.
Bruger I kun dimensionerne i finansrapporter, kan den indbyggede funktion være nok. Trækker I rapporter på vareposter eller projektposter, skal de poster også rettes, ellers passer de to rapporter ikke sammen.
Hvor mange poster drejer det sig om?
Er det en enkelt faktura, er tilbageførsel og ny bogføring ofte hurtigst, hvis perioden stadig er åben. Er det hundreder af poster over flere måneder, giver tilbageførsel mange ekstra poster og risiko for nye fejl.
Skal rettelsen kunne dokumenteres?
Revisor vil typisk kunne se, hvad der blev rettet, hvornår og af hvem. Det taler imod at rette i rapporterne uden om systemet, og for en metode, der gemmer før- og efterværdier.
Det skal være på plads uanset metode
- En liste over de berørte poster med den forkerte og den rigtige dimension
- Aftale om, hvem der godkender rettelsen
- Tjek af, om perioden er lukket, og om lukkede perioder må ændres
- En kontrolrapport før og efter, så I kan se, at totalerne flytter sig som ventet
Dimension Correction Pro
Vores kommende app retter dimensioner på bogførte poster med log og mulighed for at fortryde. Den er ikke på Microsoft AppSource endnu. Skriv dig på ventelisten, så får du besked ved lancering.
Korte, konkrete mails om det, kunderne oftest spørger os om. Vi skriver, når vi har noget, der er værd at læse.