Zo corrigeert u dimensies op geboekte posten

Het gebeurt op elke financiële afdeling: een boeking wordt vastgelegd met een verkeerde afdeling, een verkeerd project of een andere verkeerde dimensie, en pas bij de maandafsluiting merkt iemand dat de rapporten niet kloppen. Geboekte posten kunnen niet zomaar worden bewerkt, en de gangbare oplossingen hebben elk hun prijs. U kunt terugboeken en opnieuw boeken, maar dat geeft extra posten en kan een gesloten periode raken. U kunt in de rapporten corrigeren buiten het systeem om, maar dan sluiten de boekhouding en het rapport niet meer op elkaar aan. Voordat u een methode kiest, moet u drie dingen vaststellen: welke posttypen zijn geraakt? Om hoeveel posten gaat het? En moet de correctie aantoonbaar zijn voor de accountant? We lopen de drie vragen door en wat u op orde moet hebben, welke methode u ook kiest. Tot slot laten we zien hoe onze aankomende app, Dimension Correction Pro, dimensies corrigeert met logboek en ongedaan maken.

Welke posttypen zijn geraakt?

Business Central heeft een ingebouwde functie om dimensies te corrigeren, maar Microsoft schrijft zelf dat die alleen geldt voor grootboekposten. Debiteuren-, crediteuren-, artikel-, vaste-activa- en projectposten gaan niet mee.

Gebruikt u de dimensies alleen in financiële rapporten, dan kan de ingebouwde functie volstaan. Trekt u rapporten op artikelposten of projectposten, dan moeten die posten ook worden gecorrigeerd, anders sluiten de twee rapporten niet op elkaar aan.

Om hoeveel posten gaat het?

Gaat het om één enkele factuur, dan is terugboeken en opnieuw boeken vaak het snelst, als de periode nog open is. Gaat het om honderden posten over meerdere maanden, dan geeft terugboeken veel extra posten en kans op nieuwe fouten.

Moet de correctie aantoonbaar zijn?

De accountant wil doorgaans kunnen zien wat er is gecorrigeerd, wanneer en door wie. Dat pleit tegen corrigeren in de rapporten buiten het systeem om, en voor een methode die waarden van voor en na bewaart.

Dit moet op orde zijn, welke methode u ook kiest

Een lijst van de geraakte posten met de onjuiste en de juiste dimensie
Afspraak over wie de correctie goedkeurt
Controle of de periode gesloten is en of gesloten perioden mogen worden gewijzigd
Een controlerapport voor en na, zodat u ziet dat de totalen verschuiven zoals verwacht

Dimension Correction Pro

Onze aankomende app corrigeert dimensies op geboekte posten met logboek en de mogelijkheid om ongedaan te maken. Ze staat nog niet op Microsoft AppSource. Zet u op de wachtlijst, dan krijgt u bericht bij de lancering.