So korrigieren Sie Dimensionen auf gebuchten Posten

Das passiert in jeder Finanzabteilung: Eine Buchung wird mit einer falschen Abteilung, einem falschen Projekt oder einer anderen falschen Dimension gebucht, und erst beim Monatsabschluss merkt jemand, dass die Berichte nicht stimmen. Gebuchte Posten lassen sich nicht einfach bearbeiten, und die gängigen Lösungen haben jeweils ihren Preis. Man kann stornieren und neu buchen, aber das erzeugt zusätzliche Posten und kann eine geschlossene Periode treffen. Man kann in den Berichten am System vorbei korrigieren, dann passen aber Buchhaltung und Bericht nicht mehr zusammen. Bevor Sie eine Methode wählen, sollten Sie drei Dinge klären: Welche Postenarten sind betroffen? Um wie viele Posten geht es? Und muss die Korrektur gegenüber dem Wirtschaftsprüfer dokumentierbar sein? Wir gehen die drei Fragen durch und was Sie unabhängig von der Methode vorbereiten sollten. Zum Schluss zeigen wir, wie unsere kommende App Dimension Correction Pro Dimensionen mit Protokoll und Rückgängig korrigieren wird.

Welche Postenarten sind betroffen?

Business Central hat eine eingebaute Funktion zum Korrigieren von Dimensionen, aber Microsoft schreibt selbst, dass sie nur für Sachposten gilt. Debitoren-, Kreditoren-, Artikel-, Anlagen- und Projektposten werden nicht mitgezogen.

Wenn Sie die Dimensionen nur in Finanzberichten verwenden, kann die eingebaute Funktion ausreichen. Ziehen Sie Berichte auf Artikelposten oder Projektposten, müssen auch diese Posten korrigiert werden, sonst passen die beiden Berichte nicht zusammen.

Um wie viele Posten geht es?

Bei einer einzelnen Rechnung sind Stornierung und Neubuchung oft am schnellsten, solange die Periode noch offen ist. Bei Hunderten Posten über mehrere Monate erzeugt die Stornierung viele zusätzliche Posten und das Risiko neuer Fehler.

Muss die Korrektur dokumentierbar sein?

Der Wirtschaftsprüfer will in der Regel sehen können, was korrigiert wurde, wann und von wem. Das spricht gegen Korrekturen in den Berichten am System vorbei und für eine Methode, die Werte vorher und nachher speichert.

Das sollte unabhängig von der Methode vorhanden sein

Eine Liste der betroffenen Posten mit der falschen und der richtigen Dimension
Eine Vereinbarung, wer die Korrektur freigibt
Eine Prüfung, ob die Periode geschlossen ist und ob geschlossene Perioden geändert werden dürfen
Ein Kontrollbericht vor und nach der Korrektur, damit Sie sehen, dass sich die Summen wie erwartet verschieben

Dimension Correction Pro

Unsere kommende App korrigiert Dimensionen auf gebuchten Posten mit Protokoll und der Möglichkeit, rückgängig zu machen. Sie ist noch nicht auf Microsoft AppSource. Tragen Sie sich in die Warteliste ein, dann erfahren Sie vom Start.