Utforma kontoplan och dimensioner

En kontoplan med hundratals konton är svår att underhålla. I Business Central kan du hålla kontoplanen kort och låta dimensioner bära detaljerna, så att du kan se intäkter och kostnader per avdelning, projekt eller kundgrupp. Valet av globala dimensioner och genvägsdimensioner är dock svårt att ändra senare. Artikeln visar hur du utformar båda från start. Det finns ett exempel som du kan utgå från.

Kort kontoplan och dimensioner

Skapa ett konto per redovisningsmässigt slag, inte per avdelning eller projekt. I stället för tre kostnadskonton för löner, ett per avdelning, använder du ett lönekonto och en dimension för avdelning.

En kortare kontoplan är lättare att lära sig, lättare att rapportera på och ger färre felbokföringar.

En dimension är en etikett på en post, till exempel avdelning, projekt eller kanal. Varje dimension har värden. Dimensioner kan sättas på kunder, artiklar, konton och dokument och följer med ner i huvudboksposterna.

Använd bara dimensioner som ni faktiskt ska rapportera på. Varje extra dimension är något mer som användarna måste fylla i.

Globala dimensioner och genvägsdimensioner

På General Ledger Setup anger du två globala dimensioner och upp till åtta genvägsdimensioner. Globala dimensioner kan användas som filter i rapporter och batchkörningar. Genvägsdimensioner visas som fält direkt på journal- och dokumentrader.

Microsoft Learn varnar för att en ändring av en global dimension eller genvägsdimension kräver att befintliga poster uppdateras. Funktionen Change Global Dimensions kan ta lång tid, påverka prestandan och låsa tabeller medan den körs. Välj därför med omsorg från början.

Det här är ett exempel, inte en rekommendation för alla.

Global dimension 1: Avdelning, används i nästan alla rapporter.
Global dimension 2: Projekt eller kostnadsställe.
Genvägsdimension 3: Försäljningskanal.
Övriga dimensioner utanför genvägarna, om de används sällan.

Regler för användning av dimensioner

Använd dimensionskombinationer för att förhindra ologiska val och standarddimensioner för att föreslå värden på konton och stamdata. Du kan göra en dimension obligatorisk på ett konto, så att bokföringen stoppas om den saknas.

Beskriv i en kort instruktion vem som väljer värden och vem som skapar nya. Annars växer värdelistan okontrollerat.

Underhåll och begränsningar

Dimensioner ersätter inte redovisningsmässig struktur. Lagstadgade poster, som moms och löner, ska fortfarande ligga på rätt konton. Använd dimensioner för analys, inte för att dölja skillnader i redovisningen.

Om en rapportering kräver att siffror summeras över flera dimensioner kan du använda account schedules och finansiella rapporter. Planera dem med dimensionerna i åtanke.

Utse en ägare av kontoplanen och av dimensionerna. Ägaren godkänner nya konton och nya dimensionsvärden och tar bort eller spärrar dem som inte används. Då undviker ni att strukturen sakta växer ur form.

Spärra konton och dimensionsvärden i stället för att ta bort dem om de har poster.

Tala med revisorn

Kontoplanen måste också passa lagkrav och revisorns behov. Visa förslaget för revisorn innan ni läser in det och fråga om uppdelningen stöder uppställningen av redovisningen och eventuella rapporter till bank eller ägare.

Gör också en kort beskrivning av vad varje konto används till. Den hjälper nya medarbetare och förhindrar att samma utgift bokförs på olika ställen.

Testa med rapporter

Testa utformningen med de rapporter som ledningen faktiskt använder. Kan du se intäkter per avdelning och täckningsbidrag per projekt utan manuell hantering? Om inte saknas en dimension eller ett konto.

Addverk är ett nytt Business Central-företag. Vill ni ha hjälp att utforma kontoplan och dimensioner kan ni skriva till oss.